医疗设备档案范文

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建立和完善医疗设备档案的最终目的是为了更好地为临床服务。医疗设备先进是医院保证临床，教学，科研，护理，药物等的重要手段，医院必须有能够满足先进的医疗设备的功能性业务的需求，医院应坚持医疗设备的集中统一管理的原则，反映适用于改造处置项目的全过程的全面设备管理和设备，保证了设备档案准确，完整的系统和安全性。本文从医疗设备档案管理，医疗设备档案管理的意义和如何做医疗设备档案管理3个方面，略作陈述。

1医疗设备档案的基本内容

医疗设备档案是指在立项申购项目，验收，运行，管理，维护，所有的活动，如文字，图画，照片等各种具有保存价值载体的参考材料。医疗设备档案管理的基本内容[1]有以下3个方面。

1.1建立并不断完善管理组织 成立由主管副院长直接领导的设备档案管理小组，实行医院、科室、操作人员3级管理网络。设备部门应当确定负责人的设备档案工作，兼职档案员，并配备明确的目标和工作的管理责任，负责设备的文件材料的收集，积累，整理，存档和备案工作交接。医院设备档案管理工作应作为医院目标管理责任制的一部分，加强管理。医疗设备档案的基本内容一般包括购买设备档案，并形成了设备运行中形成的两部分档案的过程。

1.2设备置购过程中形成的档案

1.2.1设备的相关文件 申购单，显示表（记录），购销合同，协议，发票复印件（保存原来的财务文件） ，装箱单，运输单据，安装，调试，验收报告，设备运行的程序，全套随机技术资料等。

1.2.2有关记录购买记录设备 邀请谈判，投标书，协议，合同，价格，产品性能，技术参数，售后服务，联系信息，日期和交货地点，付款公开招标条款，违约的责任，等等。按发票，机械和电子设备，提单，商检证，检验检疫证，随机所有技术资料，仪器设备安装验收报告等进口证书通过相关证书复印件购买。

1.2.3通过外贸进口的设备，还应包括设备进口证明、海关免税证明、报关单、质量保证书、发票、疫检报告等。

1.3设备运行过程中形成的档案 在形成档案，包括拆包，安装及调试记录，检验记录，检验报告，维修记录，动态性能良好记录，医疗设备拆解报废处理的情况下，经济效益分析和成本会计报告，使用和管的工艺设备操作测量测试记录，使用率和完好率统计分析。医疗设备计量检定证书和合格证等应注意动态更新文件内容，将设备运行过程中形成的档案及时加入，档案文件目录中的内容及时更新。

2医疗设备档案管理的意义[2]

医疗设备档案管理是设备管理的基础，医疗设备档案管理是好还是坏，直接影响到医院的医疗质量，技术水平，管理水平的医院评审工作的指标之一，是医院现代化建设和必要的发展工作之一。因此，在医院医疗管理建立医疗设备档案和管理具有重要意义。

2.1全面的档案管理是采购医疗设备的基础。可以为临床更好服务，并为决策者提供相关依据。及时正确选购医疗设备不仅有利于患者病情的有效治疗，同时避免了购买设备的盲目性，提高医院的经济效益。

2.2医疗设备档案管理是了解设备运行状况和效益分析的依据为基础，了解设备运行状态，有利于医院决策者的分析往往能学会去医院医疗设备的技术档次的产品性能，技术参数和运行状态，通过成本的设备在成本会计，和选择到设备配置的诊断，治疗和辅助类数目及类别。

2.3正确使用档案管理流程，使相关文件发挥应有的作用，使管理者以减少错误，更好的心态，并有很好的医疗设备。提高医疗设备的有效利用率，节省资金和减少闲置，降低医疗设备的故障概率和低的状态，必须建立和完善医疗设备档案，并通过科学有效的管理支持。这是一项重要的基础工作，管理工作的好坏，对使用设备和医院的经济利益有直接影响。

3如何做医疗设备的档案管理[3]

3.1建立健全的医疗设备管理体制 建立和完善医疗设备管理系统是完善的医疗设备管理系统设备档案管理工作的前提。为了行使设备档案管理，医院将安排成立了相应的机构，依照有关法律，法规，建立适合本单位档案管理目标，管理程序等。设备档案管理，认真落实规则而在做法上有明确的责任分工，互相衔接。设备采购流程和设备运行的文件集合，在及时整理的过程，以确保信息的准确性，完整性，系统性，又具有完善的设备档案保持秘密。管理人动提交过户登记手续，以确保做到手续完备，文件传输前和比赛后。贮存时进行全面档案检查，定期对破损归档的资料应及时进行修理，并确保该文件保存的最佳状态，为未来医院在医疗，科研和教学中打下了良好的基础。

3.2加强医疗设备管理的质量和责任管理人员的素质和责任心，提高医疗设备档案的级别起着至关重要的作用。档案管理的宣传教育，鼓励他们充分发挥设备档案的重要性，促使他们积极主动的心态，不断收集信息，探索新的管理方法，促进了医疗设备档案管理的规范化。不断提高档案管理人员的自身素质，为档案管理质量的提高和继续教育正式纳入计划和要求，经过专业培训，知识更新，学习新方法，不断更新知识结构，并具备一定的计算机实际运营能力。要充分发挥档案的价值，促进，提高档案管理水平，为医院的发展各项工作提供高效，优质，快捷的服务。

3.3加快智能医疗设备档案管理 现在已经进入了信息化时代，医疗设备档案的管理也应跟上时代的步伐。更多信息和各种医疗设备档案是一项繁重的任务，工作量大，要求工作人员再次仔细做精心收藏。在医疗设备档案的收集方面的传统方法具有效率低的缺点，不容易保存，也可能造成数据丢失，也有缺点，如不方便查找。为医疗设备档案管理改革创造了机会。使用电脑设备档案管理，采用相应的智能管理系统，便于医院管理者更完整、更准确的进入和搜查数据的基础上，不仅效率高，而且方便修改和保存。图像数据，如核磁共振（MRI）是由复杂的和具体的图像信息，其原有的和真正的应该是不容置疑的。在MRI图像数据，如数据库管理，可以大大减少存储仓库，并方便检索。计算机统计效率，使管理人员能掌握整个设备的运行动态，及时报告，以提供医院管理的科学分析，提供强大的数据对设备的使用，维护支持，提供医疗设备效率分析，它提供了强大的基础数据基础对设备的科学管理。这是现代档案管理的趋势，值得探讨。

总之，医院设备文件是在医院档案的目标系统的主要类别之一，档案管理人员应努力保证设备文件内在质量的稳定性防止档案部门和个人随机短线操作。要主动，积极，周到的服务，确保有效证件齐全，充分发挥档案在设备管理工作的重要性，充分发了各种技能的医院设备，促进了医院的发展。为了更好地为医疗设备的功能充分发挥，提高医疗设备和服务的使用效益。

参考文献：

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Medical Equipment Archives Management

SUN Juan

（The Fifth People’s Hospital of Jinan，Medical Equipment Department，Jinan Shandong 250022，China）

【Abstract】Hospitals with higher science and technology department， in the medical practice； Has a large number of advanced medical equipment， these devices in disease diagnosis， treatment and scientific research work plays an irreplaceable role. Management of medical equipment archives is an important content of hospital management， the stand or fall of its management level directly affects the hospital medical quality， technical level and social and economic benefits， so how to strengthen the management of equipment files， maximize equipment in the role of medical treatment， scientific research is extremely important.

【Key words】Medical equipment；Archives；Management

1 医院设备档案的主要内容

医疗设备档案的归档内容主要由三大部分组成：设备的随机文件、设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。一卷完整的医疗设备档案主要包括：设备购置申请、论证报告、批文、招标公告、投标邀请书、开标记录、招标报告表、中标公示、中标通知书、合同、开箱、安装、调试、验收、维修记录及随机文件（说明书、合格证、保修单、操作手册、维修手册、系统手册）以及设备移交、转让、报废等资料。享受国家免税政策的进口设备，除了具备上述材料外，还应包括机电设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、商检报告等。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员杂，因此，设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。

2 建立医疗设备档案的意义

首先，建立医疗设备档案，能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。

其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于热力、化学原素的作用，一些零部件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

第三，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。

3 医疗设备档案的科学管理的原则

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。

医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案其特殊性：一是，档案材料多，归档时间长，如一台大型医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量材料，并且还有以后的使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是，多种多样，设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是，档案使用牵涉多个科室，特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。

4 如何加强医疗设备的档案管理

4.1 建立完善的管理网络

设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》，强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组，实行医院、科室、操作人员三级管理网络，定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入院部对科室的目标考核，及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录；每次使用后，要将使用情况认真做好记录；每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后交档案室存档，在全院形成一个有效的管理网络。

4.2 确定医疗设备档案的归档范围

我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室 。同时将有关材料复印下发有关使用科室，让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求，使之配合档案部门，做好资料的归档工作。

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《机关档案工作条例》（第三条）规定：“各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案部门集中统一管理”。同时又规定：“企业、事业单位的档案工作应参照本条例执行，其中科学技术档案工作应按《科学技术档案工作条例》办理”。这就是集中统一管理档案的基本原则。医疗设备档案的管理无疑要执行这个原则。但是，如何正确理解集中统一管理原则是有不同意见的。这些不同意见分岐源自不同的工作范围，概括起来主要有两种：一是医疗设备管理部门认为，医疗设备档案资料放在自已手中使用方便，集中到档案室管理使用起来不方便，不集中比集中管理好；二是档案管理部门认为，医疗设备档案是医院的宝贵财富，应该实行集中管理，只有这样，才有利于医疗设备档案的完整与安全。因此在做法上，采取不分医疗设备在医疗工作中的作用大小，价值高低，强调高度集中管理。通过上述分析，不难看出，第一种意见是造成医疗设备档案资料分散的主要原因，使得医疗档案分散在医院办公室、器械管理科、设备使用科（室）三个部门中。这个不争的事实，违背一个立档单位全部档案应“集中统一管理”的原则。

二、医疗设备档案集中保管的目的，是为了更好地提供利用

搞好医院档案工作是为了更好地为医疗事业服务，而集中统一管理是前提。这是实践证明了的真理。因为，在实践中，我们不断总结经验，逐步完善管理制度，使集中统一管理意识得到很大提升，促进了医疗机构（或企业、事业单位）各种门类档案的集中统一管理。但是，有些医疗设备使用年限长，较易产生故障，修理频率较高；有些医疗设备购买时间短，使用者远不熟悉操作要领。凡遇上这两种情况，都需原始设备档案作为依据。面对集中与分散的各自需求，笔者认为，我们要对那些利用率高，使用时间长的设备档案进行复制，将复制件留存使用科（室）保管，这样对原件起到很好的保护作用；有些医疗设备由于生产年代早，设计又较新一代产品落后，但购进新的设备又需花费大量经费，为了保证工作的顺利开展，需要对一些旧设备进行改进。对此项工作，要求工作人员对改进部分做详细的记录，在工作完成后，将改进记录及时交医院综合档案室保存。

三、保证医疗设备档案集中统一管理的有效措施

如何保管好医院的医疗设备档案，使之不受到损毁，是档案工作的重要任务。本着为医疗工作服务，对国家财富负责的原则，可采取以下措施：

1. 加强宣传，提高群体档案意识。这是做好档案工作的基础。特别要对医院中层领导进行档案法规教育，并将宣传教育内容传达给所在科室的医务工作人员，并坚持宣传教育工作常抓不懈。要对现有的医疗设备进行清查，将保存在科室及个人手中的设备资料限期交医院综合档案室保管。对已遗失的设备资料要设法补齐，一并移交。

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医疗设备档案是医疗使用单位在申购过程与运行过程形成的查阅报备资料，包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件保存在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。

首先，建立医疗设备档案，能为院领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类设备的更新换代提供参考。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的经济和社会效益等。而建立医疗设备档案，就能为此方面工作提供参考。

其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中，由于一些零部件的磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，这就必须维护和检修，要维护和检修，设备档案是必备的条件，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。从而缩短停机时间，减少维修费用，降低医疗设备对人体的伤害，减少设备事故隐患的发生率。

再次，利用设备保修期和维修期的区别，避免不必要的支出。我院2011年6月，从上海某医疗器械公司采购一批恒温箱，运行一直很好。但在2015年7月，有两个恒温箱内部出现用电线路短路问题，与生产厂家取得了联系，让其进行维修，但他们回复说，已过了保修期，上门修可以，但必须支付维修费用。我们从档案室调出设备的购销合同，保修期为5年，此时，生产厂家哑口无言，答应免费维修，如修不好将免费更换新品。

二、医疗设备档案管理现存在的问题

（一）医疗设备档案信息量少。医疗设备档案主要包括购买合同、发票、使用手册、供货评价等材料，信息量相对较小，在工作中的实用性不高，难以全面地评价和衡量设备的效能，因此，医疗设备档案在利用时，只能提供比较浅显的医疗设备信息，不能综合地提供全面信息。

（二）医疗设备档案管理比较分散。医院对设备的管理上没有行成一套综合的管理体制，各个部门各自为战。如：诊室负责购买申请、业务部门负责申报、办公室负责联系、档案室负责档案材料归档；医疗设备档案的管理分散，易造成档案材料的损坏，并且易破?牡蛋傅耐暾?性。

（三）医疗设备档案管理方法落后。目前医疗设备档案的管理工作仅限于对纸质材料的建立和归档上。还没有完全地形成电子信息档案，档案室的电脑仅限于局部的打印档案目录，无法全面地对设备信息进行查询、检索、筛选、排序、分类、汇总等，信息化水平比较低，只能靠人工工作，造成人力资源的浪费。

三、建立医疗设备档案的几点思考

医疗设备档案的建立工作，主要由医疗设备科、医疗仪器使用科、档案室等部门共同验收该仪器设备，档案室人员参与部门设备开箱验收，将随机设备资料收集并经过整理后，再提供或将设备技术操作说明书复印件借出借用，设备安装、调试阶段，应抓住这一时机随时收集资料，做好设备使用运转记录，了解各阶段、各部门设备形成的规律，根据归档范围，有目的地进行收集，通过分类收集，将收集来的资料逐一进行分类、整理，将散失的材料收集齐全，以备后用。报废设备，应有严格的报废申请书，经有关部门鉴定后方能作报废处理工作。

四、加强医疗设备档案管理的具体几点措施

加强医疗设备档案管理是一个复杂的系统工程，它涉及计算机、网络安全、数据信息处理、信息和规范等。因此，要加大资金的投入力度，保障档案管理所必须的软、硬件配套设施，建立标准化、规范化档案管理体系，满足医院文档和业务流程管理的需要。医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。

（一）要明确应当归入档案管理范围。对于“三级”以上医院，我院规定凡在2000元以上各种进口和国产的精密、贵重、稀缺仪器设备，都必须建立设备档案。我们根据医疗设备档案管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：医疗设备申购过程中形成的管理性文件和医疗设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作，再移交医院档案室。同时将有关资料复印下发有关使用科室，让使用科室的操作者建立使用过程中的档案。

（二）严格医疗设备档案的查、借阅制度。由于医疗设备具有动态性，在日常工作中医疗设备的查阅是比较频繁的，就需要严格查、借阅制度。借阅应履行相应的登记和签字手续。借阅人员对医疗设备档案应妥善保管，不准随意勾划或拆散。设备档案的原件一律不外借，如因特殊需要必须外借使用时，应经设备科领导同意，办理借阅手续，借出的档案材料，借阅人要妥善保管，不得毁坏和遗失，如期归还，如有损坏、遗失，由借阅人员负责。

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【关键词】  设备管理　重要性　档案管理

医院作为救死扶伤的地方，医疗设备在此过程中作为起到相当重要的作用，是不断提高医学科学技术水平的基本条件，此时医院设备管理显得非常重要。档案管理作为设备管理的基础环节，却常被各医院设备管理领导者所忽视，其管理水平的好坏，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益，首先应认识到档案管理的重要性，并将工作落实到实处，发挥其应有的作用［1］。现就把我院设备管理这方面的工作和大家做一次交流，以达到相互促进的目的。

    1首先认识建立设备档案的重要性医疗设备档案包括：设备出厂随机相关资料、证件、设备运行过程中产生的相关文字资料（如：运行记录、维修保养记录、计量设备的相关合格证）等。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对经常出现故障的设备进行预防性维修，利用维修记录中老的故障现象及维修经过可缩短设备维修的时间及有效安排维修过程，从而，减少了维修费用，缩短维修工时，有效提高设备的利用率。必须利用好这些档案资料，主动、及时地为各设备使用科室服务、为领导决策提供相关依据，此时，设备档案显得尤为重要。

    2其次建立完善的制度利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理网络。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。我院设备档案信息实行计算机辅助管理，设备档案由专人专柜负责日常收集全院设备资料，将全院每一台设备逐一编号登记在册且张贴标签，每半年对全院设备进行一次清查，对万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。

    3设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。