采购部质量管理体系范文

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[中图分类号] F253.3 [文献标识码] B

一、引言

质量管理体系内部审核，是企业自身对质量管理体系运行控制进行验证的重要手段，也是提升企业现有管理水平的一项重要活动。通过采用“看（现场）”、“听（陈述）”“查（文件）”等方式，检查企业质量管理体系实施效果是否达到规定要求，及时发现问题，采取纠正与预防措施，保证质量管理体系运行的符合性、有效性和持续性，促使企业管理水平不断改进和完善。

二、传统质量管理体系内审中存在的问题

（一）审核重点主观性强

作为内审人员，由于时间和精力有限，可能会凭借对企业各部门的了解程度和工作经验，主管判断受审核单位可能在某些点存在问题，并以此作为审核的重点。

（二）质量管控关键点不清

作为受审核单位，可能不清楚其在质量管理中的作用，不了解从哪些关键环节对质量进行管控，不知道该提供什么数据，或在数据资料提供时，可能会尽量将其中最好的样本数据提供给审核人员，隐藏或回避问题。

（三）内部审核间断取样

从企业业务流程来看，传统的内部审核是从横向方面，根据审核条款对应责任部门，进行间断取样，检查是否按照标准执行，样本数据具有独立性和离散性，在纵向方面对整体业务流程管控的关注度不够。

三、穿行测试概述

穿行测试是指循着交易的处理路径，通过从中选择典型的一项或多项交易和事项，按照相关资料文件的要求，再走一遍，贯穿整个流程的起点、终点和关键控制点，将运行结果与规定要求进行对比分析，发现企业内部控制系统中是否有缺陷的一种方法。

在质量管理体系内审中采用穿行测试的方法：

审核会较客观和全面，可以帮助内审员熟悉业务流程，培养创造力，而不是对照质量管理标准体系、内审检查表和记录证据机械地审核。

在内审中，数据资料或记录表单的提供依据是该业务流程的起点样本，这样可以避免受审核单位在审核要点上避重就轻地提供数据记录，可以从一定程度上减少审核的抽样误差，发现客观存在的问题。

清晰指出受审单位的质量管控关键点，明确职责权力，有利于责任单位制定并落实相应措施。

穿行测试法与质量管理标准体系的结合，将传统统审核的离散样本变成连续的测试样本，梳理了企业的业务流程，可以发现其中的改进机会。

四、穿行测试法在质量管理体系内审中的应用

以某公司采购部采购业务流程为例，选择两份成熟产品的采购订单，使用穿行测试法对其进行质量管理体系内部审核。

（一）准备阶段

1.制定企业质量管理体系内审计划，明确审核的准则、目的、范围、审核小组成员及具体工作要求，以及具体的审核时间安排和审核涉及条款。

2.收集并阅读企业的管理手册、部门职能、程序文件和采购部的三层次文件。

3.结合质量管理标准体系，编制内部审核检查表，明确审核要点和采购业务流程的关键控制点。

4.选择在最近1年内两份成熟产品的采购订单中作为样本测试对象，遍历采购业务流程。

（二）实施阶段

在采购部，随机选取了一份成熟产品的采购订单和一份关键件的采购订单作为测试样本，将此两份订单号及其中所提及的物料信息作为依据，结合审核的关键控制点，遍历整个采购业务流程，并借此以点带面，按照质量管理标准体系，对相应的文件资料记录表单进行审核，秉着客观公正的态度，按编制的内审检查表如实记录审核证据。在审核时，首先看文件有无规定和要求，若有，则看执行是否到位，以及执行情况的效果，是否有改进空间。某公司采购部质量管理体系内部审核关键控制点如表1所示。

表1 某公司采购部质量管理体系内部审核关键控制点

（三）总结阶段

通过将审核证据与质量管理标准体系进行对比分析，发现采购业务流程的改进点，经内审小组讨论后，得出采购业务流程关键点的审核结论，并编写质量管理体系内部审核报告，经相关领导审批后反馈采购部。

采购部在2014年度质量管理体系内部审核中，共3项不符合项，其关键控制点部分有效，其中，对采购物资的技术图纸资料管理较为薄弱，供应商的选择评价有待改善提高，不合格品的分类存放亟待整改。

（四）跟踪阶段

根据审核结论，采购部编制了关于技术资料图纸管理和供应商评价管理的纠正与预防措施计划，并对其进行实施整改;对不合格品的分类管理限期一个月内完成整改，由内审员按计划时间节点对采购部3项不符合项的整改实施情况进行检查落实。

五、结束语

采用穿行测试方法，可识别出企业业务流程中质量管控的关键点，为制定、落实相应措施提供依据;质量管理体系内部审核则根据质量管理标准体系，检查各责任单位的文件要求与关键控制点的执行情况，发现问题，提出改进建议;穿行测试方法与质量管理体系内部审核的有机结合，为传统的质量管理体系内部审核提供了新的方法参考，可将企业内部控制体系与质量管理体系进行整合，在提高质量管理水平的同时，提升企业整体的管理软实力。

[参 考 文 献]

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3. 重视并做好内部质量审核，充分利用质量管理体系这个有效的管理手段，促进内部体系的保持和持续改进。

4. 建立相应的组织程序，培训人员，制定计划，实施质量管理体系。

5. 协助总经理确保质量管理体系的实施和持续改进过程得到必要的支持。

6. 定期向总经理汇报质量管理体系的业绩，包括改进的需求，以事实为依据，确保企业产品质量的持续改进，使之与客户要求相适应。

二、内部审核

1 制定并审核企业年度内审计划和审核实施计划以供总经理批准.

2 拟定内部质量管理体系审核报告.

3 协助总经理定期召开管理评审会议.

4 全面负责内部质量管理体系审核工作.

5 担任审核组长并选定审核员，并制定年度内审计划、每次的审核实施计划和内部质量管理体系审核报告.

6 指导编写《年度内审计划》并负责组织实施.

7 组织、协调内审活动的开展.

三、实现质量计划目标

1.审查各有关部门编制的质量计划.

2.负责对各部门质量策划的实施情况进行监督检查.

3.协助各部门负责人制定相关的质量策划及编制、实施相应的质量计划。

四、处理好与顾客有关的质量问题

4. 协助营销部，识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客进行质量方面的沟通.

5. 评审对新产品质量要求的检测能力.

6. 协助技术部评审新产品的设计开发能力.

7. 协助生产部评审产品的生产能力及交货期.

8. 协助采购部负责评审所需物料采购的能力.

9. 审查特殊合同的产品要求评审表.

五、质量标准制定和实施

3. 在质量要求方面协助技术部在设计、开发产品的组织、协调、实施工作，设计和（或）开发的策划、确定设计、开发的组织和技术的接口、输入、输出、验证、评审、设计和（或）开发的更改和确认等符合质量管理体系要求，协助审核试产报告。

4. 为总经理批准项目建议书、试产报告、提供质量方面的参考意见。

5. 协助采购部做好所需物料的采购的质量检查工作。

6. 协助营销部进行质量方法的调研或分析，市场信息及新产品动向，审阅顾客的《客户满意度调查报告》。

7. 负责新产品或新原辅材料的检验和试验。

8. 协助生产部负责新产品的加工试制和生产。

9. 收集行业质量技术，制定适宜的内控质量标准。

六、生产和服务动作的质量监控

1.在质量控制方面指导生产部进行生产和过程控制，生产设施的维护保养，编制必要的质量作业指导书，负责产品的防护。

2.协助技术部编制相关的完善质量管理的工艺规程。

3.在质量方面协助生产部对《生产计划》的审批，负责设施采购的质量审批。

4.协助行政部对实现产品质量所需的工作环境进行控制。

5.负责进行产品质量验证和标识及可追溯性控制。

6.协助营销部在质量方面的售后服务工作。

七、测量和监控装置管理

1.负责对测量、监控设备的校准；根据需要编制内部校准规程。

2.负责对偏离校准状态的测量、监控设备的追踪处理。

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1.1.1策划质量方针及目标组织最高管理者应该企业的总体质量方针，其实也即是指总的质量控制方向及宗旨，中小型食品企业的质量方针应该是尽可能提高顾客的满意度，确保产品及服务质量，树立良好的诚信，打造知名可靠品牌。质量目标可以视为质量方针的细化，是组织近期应该努力的方向，质量目标是否实现其实也是考验组织质量管理体系的能力。质量目标具体内容应该是使顾客满意度在90%以上，合同履约率为100%，产品出厂合格率为100%。

1.1.2策划组织机构根据ISO9000标准，企业应该设立管理者代表、办公室、生产部门、采购部门、质量检验部门、销售部门等。同时应明确规定每一个部门的职责、权限，规定各部门应该在每周一、周三、周五上午开展的固定例会上进行交流、沟通。

1.1.3策划、设计产品产品的策划、开发、生产都应该由生产技术部门负责，首先应根据国家或者行业标准以及企业和市场要求确定产品的质量要求以及目标。同时应准备好产品生产、控制中需要的相关文件以及材料，明确产品生产、检测、测量等相关准则。在产品销售过程中，应制定销售过程的准则及方法，全面收集运行过程中的相关信息以及资源，并且应监视、分析整个销售过程中质量管理体系的业绩、产品及服务业绩、顾客的市场反应等。

1.2实施、运行质量管理体系过程

在质量管理体系正式实施前，中小企业应对相关人员进行系统的培训，提高工作人员的素质，使相关人员能够全面了解质量管理体系的本质及核心内容。具体实施如下。

1.2.1采购过程原材料在中小型食品企业生产运营中占有极其重要的地位，原材料的质量会直接影响到产品生产的合格率。因此，在原材料采购环节，相关人员应严格把好质量关卡，确保原材料的质量，一旦发现质量不合格的材料，一律都不能使用。

1.2.2生产过程、产品生产又是食品质量管理的重要环节，在生产过程中，应全面控制产品质量影响的各个因素。应加强原材料的管理，定期评价材料供应方的原材料质量。同时应重视生产设备的维修和养护，使生产设备处于高效运行状态。也需要高度重视卫生管理工作，严格按照相关要求进行日常清洗、消毒的工作，产品接触人员应定期进行体检。

1.2.3检验过程企业应建立专门的质量检验部门，安排专职人员负责产品检验工作，确保每一批产品出厂检验合格。同时，应加强原材料的质量控制，制定明确的原材料、产品检验制度。如果是检验关键控制点，应详细记录监控过程，相关责任人应签字。在生产过程中应进行抽样检验，避免不合格产品继续进入下一道生产工序中。

1.2.4监视、测量和改进企业可以通过产品、过程的监视及测量、内部审核、顾客满意、定期抽查等措施进行持续、动态监视、测量。应该全面分析各种监视及测量结果，持续改进质量管理体系，确保产品能够满足顾客的需求。如果发现不合格产品，应严格根据相关要求处理。

1.3审核、管理评审质量管理体系

新建立的质量管理体系，需要审核质量管理体系的质量方针及目标，以及体系程序，管理体系中各文件的实际执行情况，以及根据环境变化、自身要求、相关规定要求制定的改进措施执行结果等。组织管理者应定期进行评审，从整体角度分析质量管理体系中的薄弱环节，并且组织相关人员共同提出纠正对策，确保管理体系的合理性、有效性。

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中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）010-00-01

目前，尽管我国钢铁在世界钢铁量中占有很大比重，钢铁企业能生产板、线、型等规格的钢铁产品[1]，但是国内的众多的钢铁企业仍需要大量进口，主要原因在于：用户要求的技术含量高，有的产品不能生产、产量低、产品质量不达标等，因而钢铁企业应该改狠抓质量关，寻找自己的不足借鉴国外钢铁企业经验，取长补短加以改进，提升钢铁企业质量，能为我国早日实现钢铁强国而添光加彩。

一、企业质量管理体系及有效性概念

质量管理体系是为了实现产品质量、质量目标而在企业内部建立的一种必须的、系统性的质量活动[2]。在实际运用中要依据企业的特点选择若干体系要素加以整合，进一步加强从设计研发、生产、检验、销售、使用等一系列流程的质量管理活动的控制，并成为企业内部质量工作的要求与活动程序，并使之标准化、制度化。现代企业管理中，ISO9001：2008是质量管理体系最新版本的标准[3]。在ISO9001：2000版标准中“有效性”的定义是：完成策划的活动记忆所达到的策划结果的程度[3]。换而言之，在开展某项活动前先进行前期策划（研究、设想、规范、安排）所有的计划都有一定的目标，是否能达到这一目标、取得什么样的效果等，也就是“有效性”。

二、ISO9000质量管理体系管理中存在的问题

1.企业与客户之间沟通不畅通

企业的经济效益主要是来源于产品的销量，只有满足了客户的需求才能建立和谐的供销关系，钢铁企业而言，在销售方式以中间商的销售为主，直接供给终端客户的产品低于40%[4]，企业难以与客户直接建立联系，需要间隔诸多的中间环节，顾客的信息也是层层过滤的，因而很难了解顾客对产品的质量、服务的具体需求，也使得顾客满意有效性差强人意。

2.对贯彻的目标缺乏充分认识

当前ISO9000质量管理体系在最初进行认证时候，多数是企业是生搬硬套同行、标准，我国大部分企业在管理方面并未制定清晰的要求，领导重视经济效益，认为先拿到证书重要，以后再不断的完善，仅仅在形式上与标准相符，而执行力上没有落实，不仅增加了企业内耗，也加重了员工的工作负担，使得员工对于质量认证体系出现厌烦情绪。随后的完善工作也因而证书已经拿到就不了了之，此外，有些企业编制的众多文件，对于切实的履行ISO9000体系也只是“纸上谈兵”。

3.产品的执行过程不健全

首先，对于ISO9000体系的贯彻标准，使得企业在一定程度上操作标准、技术标准有所加强但是弱化了钢铁企业管理的标准化，一味的守旧，执行统一标准本质上是一种固化、僵化。例如：钢铁中在冶炼铁水过程中会发生众多反应，会出现煤焦、铁矿石采购困难、废钢中含有多种物质、规模逐渐扩大等一些问题出现时，没有建立应急措施，条件发生了变化，依据按照原来的标准执行，质量体系实现了但是合格率依旧难以提高，原因在于：当前的产品研发资金投入少，大多数钢铁企业多采用试错法开发产品，为了降低试验成本，一两次试验会出现批量生产的现象，也使得质量难以保障。其次，采购中与供应商之间的问题：面对紧张的资源供应，很多时候采用”“保料”生产，在采购质量的时候，仅仅看供应商评价的各项指标，其中交货期短、供货量大，也使得在入库后采购质量难以保障。最后，生产控制过程中的不足：一方面，在生产过程中控制很难形成完整而系统化的观点，质量管理体系中涉及到的部门较多：采购部门、营销部门、生产部门、人力资源、企业文化等方面，但是实际的过程控制中仅仅集中于生产部门，另一方面，在过程的输出中都只采用“合格率”为标准，而提倡的一次命中率、合格率更是很难达到，过程控制也只是注重最终的目标，具体的过程控制环节难以体现。

三、提高质量管理体系运行有效性的建议

1.以客户为中心，满足客户需求

企业与客户之间通过产品、服务联系在一起，围绕客户为中心，满足客户的需求，以客户的标准为执行标准，以客户利益为企业利益，逐渐成为了目前钢铁企业的服务理念。例如：宝钢曾提出过“标准+A”的服务理念，依据企业标准进行生产以达到客户所要求生产的需求，在各地设立办事处、质量联络员等，只有钢铁企业加强与终端客户的直接沟通，才能满足客户多样化的管理需求，提高客户满意度，提升良好企业形象。

2.完善加强员工内部控制

员工是企业一切生产活动的主体，企业质量管理体系的顺利运行成败的关键在于，员工对质量的认知度、工作态度、个人素养等方面。目前，很多的企业中觉在进行ISO9000贯标工作中，也只是分配给少数员工负责，并未涉及到后勤、库房、基础设施人员等也使得产品质量相分离，因而应该在企业内部开展多项活动，创造好的企业文化氛围，加强员工的参与性提升企业凝聚力，推进企业的长远发展。同时，进项各种内审与自审工作：开展专题内审活动、互相交流探讨解决对策，也可以聘用相关专家交叉审核，客观全面评价双方质量管理体系，并不断改进，提升企业竞争力。

3.建立健全系统观念

在钢铁企业中生产过程是一项复杂的流程：原料采购、炼钢、连铸、轧钢、炼焦等环节[5]，各个流程中是整体的一部分，每一个环节都有序运转，才能对整体质量有所提高。例如：焦炭质量低劣会造成大高炉的不顺畅，焦炭的质量也与采购的煤的质量密切相关，在过程的控制管理中，应该使用动态的跟踪：原材料、半成品、成品等形成完整的体系。为了能在激烈的市场中生存与发展，就需要加强钢铁产品质量的控制，优质、高效的产品与服务才能不断提升企业形象，增加经济效益。

四、结论

当今时代是一个高节奏、多元化的信息时代，人们生活水平与思想观念有所提高，也使得消费者对产品的质量与服务提出了更高的要求，质量也是企业发展的源动力，不注重产品质量，也就如“无源之水”，也会阻碍企业的长远发展。钢铁企业的质量管理体系有效性的提高是一项任重而道远的工作，需要在认识存在的不足之后，不断加以改进，为企业在激烈的市场竞争中处于不败之地。

参考文献：

[1]邓拥军，萧民强，黄晟等.如何提高钢铁企业质量管理体系运行的有效性[J].南方金属，2011（1）：1-4.

[2]刘宗芹.浅谈钢铁企业QC小组活动在贯标工作中的作用[J].中国钢铁业，2010（12）：20-21，24.

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1．低价中标，物资采购质量无保证。现在企业均对加大采购价格监督，很多企业采取物资采购价格与市场价格或历史价格比较的方法简单进行对比。所以，绝大多数的采购部门愿意采取低价中标的策略来进行采购。但是，物资采购总是以最低价去选择供应商，造成供应商利润空间急剧减小，因此他们将采取各种手段降低生产成本，牺牲物资的质量来换取利润。频繁的低价中标造成低质低价竞争的恶性循环。

2．物资采购部门组织设置和制度不完善造成工作质量不高。企业规模的扩大，企业采购任务的急速扩增，使采购人员工作任务不堪重负，顾此失彼，物资采购工作质量的急剧下降。另外，各企业对于物资采购工作业绩考核制度不科学、不完善，难以培养出有专业能力高水平的采购技术人才。

3．采购人员的综合素质不高，不能保证采购工作质量。一般的企业认为，采购人员只要会花钱，能签合同，不懂专业技术、不了解市场行情，就能做好采购工作。而实际上采购人员对企业生产特点及物资需求、国内外市场等了解和调研远远不够，难以达到采购工作质量要求。

4．供应商质量管理体系运行存在问题。建立完善的生产加工质量保证体系，是保证生产合格物资产品至关重要的条件之一。目前，有相当多制造企业已建立的质量管理体系，但与实际操作是双重标准，体系文件和规定写得很好，但实际操作并没有执行。更有个别企业压根就没有按规定建立质量保证体系。

二、企业物资采购质量管理方面的建议

物资管理部门应从质量保证体系和质量监督体系建设入手，重点把握供应商选择、供应过程控制和物资检验验收等重要的质量验收环节。

1．建立质量管理制度。企业要修订物资采购质量管理规定，进一步细化质量监造、检验验收等管理办法和细则，企业明确了物资采购质量管理机构，设置了专兼职质量管理人员，供应质量管理各环节基本做到有章可循、有据可查。

2．严把供应商选择关。在供应商选择时，把供应商质量保证体系、质量控制网络和产品质量水平作为采购决策的重要因素，将存在质量隐患的供应商排除在采购名单之外。

3．加强制造过程中的监造和巡检。监造和巡检情况每周报告，及时发现潜在的质量隐患，在制造过程中监督制造企业把质量问题消灭在出厂之前。