发布时间:2023-09-27 15:05:57
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我们在管理科研项目时,对于有些科研项目管理要求显得繁琐,没有考虑以人为本的思想理念,易给科研工作者在项目申报或是项目执行上造成诸多不便。而在有的科研项目中,管理却十分松散,例如对于科技兴贸这一项目中的过程管理以及财务管理我们都没有相应的管理制度和规范,造成管理上的缺失,这些都是科研项目管理体系不完善所造成的。
2.科研项目管理人才综合能力和素质不能适应国家创新需求。
随着科技技术的迅猛发展,我国对科研的发展投入越来越大,对科研项目管理的要求也越来越高。然而,不少科研项目管理者已不能适应国家创新需求,其综合能力素质有待提高。其主要存在的问题有:科研项目管理者管理能力和执行能力不强,决策能力弱,缺乏创新意识以及管理意识薄弱等,这些都严重影响了科研项目管理工作的进行。因此,为了有效解决上述科研项目管理中存在的问题,我们需要对科研项目进行精细化管理。
二、精细化管理在科研项目管理中的应用
1.梳理业务管理流程,对科研项目全程进行系统管理。
科研项目管理是以一定的管理规范为基础,管理工作要从科研的申请立项开始,对科研项目进行策划和系统的规划,使得科研项目的组织实施、验收等环节按业务流程进行规范性的操作,及时有序地完成每个步骤的工作流程。对科研项目进行系统管理就是要根据管理规范的要求,将每个科研项目及时的安排并保证科研项目的顺利进行,并且尽量减少人为因素所造成的影响。要加强对科研项目实施过程的管理,努力使整个科研项目管理更加完美精细,可以提高科研项目管理的工作效率,使管理工作灵活顺畅。
2.加强科研和财务的交流与沟通,编制科学合理的项目经费预算。
科研项目预算编制是科研项目管理的重要环节之一,编制科研项目经费预算要结合本单位的实际情况,并制定科学合理的预算编制管理程序。在编写预算时,应要求科研、财务、项目负责人三方共同合作进行编制,根据不同的科研项目,在编制时预算的侧重点应有所不同。科研人员先对科研项目预算经费进行整体性的规划和估计,并按照预算的编制原则以及项目的要求对预算进行整体上的把握;而项目负责人应根据实际情况对项目的任务进行研究分析,并对整个项目研究过程中可能要发生的所有直接或是间接的费用进行预测,同时提出符合项目规划并切实可行的预算实施方案,经由财务人员审核后通过后,编制最后的预算方案,为以后的项目实施创造基础条件;对于财务人员而言,财务人员的工作是不仅要对科研项目经费预算提出相关建设性的意见,还要关注科研项目的研究内容,了解熟悉项目进行的全过程,并根据科研项目进行情况及时提供相关财会服务,同时对科研项目的实施进行财会监督管理,使科研人员及时了解获取财务信息,使预算的编制变得更加科学合理,防止科研项目在实施过程中出现财务问题。
3.不断完善项目成本核算,规范科研项目经费的使用行为。
对科研项目管理进行精细化管理的一项重要内容就是规范科研项目经费的使用行为。要想有效的使用科研项目经费,首先应严格按预算管理核算经费的使用,对符合预算列支内容的予以正常报销,对于超出预算或是不符合规范的暂时不报或是不予报销。这就要求科研项目管理人员应在项目实施前期详细地对科研经费项目的各项支出进行合理地估计,这样不仅提高了预算编制的准确性和科学性,而且有效避免了经费的预算内容与实际开支相脱离的情况。与此同时,还要加大对科研经费财务管理的约束力度,严格控制科研项目经费的开支范围与标准,减少或是防止滥用科研经费的违法犯罪行为,杜绝出现科研经费脱离监管之外的现象发生。要对科研项目经费的报销和票据进行严格审核,审核其是否合法真实,是否符合规范,以及签字的齐全问题等都值得重视。通过这一系列的管理措施来进一步规范科研项目经费的使用行为,提高科研项目的经费使用效益。
4.重视科研项目研究成果的管理。
科研项目的研究成果是进行项目验收时的一项重要内容,科研项目的研究成果的形式较为多样,主要形式有各类科研项目研究报告、科研论文、项目专利以及样品样机等。因此不论项目的类型、规模以及投入经费怎么样,各个项目科研机构都应重视科研项目研究成果的验收准备环节。在对科研项目进行验收之前,都需要组织科研验收团队提前对项目进行全面的内部验收检验。并通过内部组织的项目验收,及时发现项目所存在的问题,并及时采取相应的补救措施。同时还要关注科研项目研究成果的研制周期、项目质量的可靠性以及研究成果的经济社会效益,以保障科研项目成果的价值。
5.提高科研项目管理队伍执行能力。
管理者要明确管理目标和精细化管理环节,提升和改进传统的管理方式,这样才能确保高效管理,从实际中看到精细化管理的效果。一个企业离不开团队合作,同样,一个科研队伍也离不开团队合作,否则就没有了执行力,其精细化管理的效果就必然会大打折扣。因此,科研项目管理要推行精细化管理,就必须提高科研项目管理队伍内部团队的执行力。
因为在科研项目建设中,需要投放大量资金,并且获得收益的周期长,一般情况下,科研项目需要在国家计划项目引导下,通过科研项目投入,为国家社会经济发展提供支持,实现产业实体化,促进公益性单位的更好发展。科研事业单位在开发科研项目过程中,需要根据存在的财务风险问题,有针对性开展控制管理工作,对各项风险产生原因具体调查和分析,确定科研项目财务风险控制对策,将风险控制在合理范畴内,降低给科研项目带来的不良影响,实现科研事业单位科研项目的更好发展。
1科研项目基本特点
现阶段,科研项目已经由国家财政补贴获利模式调整为多元化投资盈利模式,实现自身稳定发展,经费来源渠道更加广泛,业务种类不断增加,但是因为科研项目周期长,风险性高,技术要求严格,前期经费投入量大,因此在科研项目费用管理过程中,容易产生财务风险,使得科研项目无法顺利实现预期收益目标。因为财务风险广泛产生于经济活动中,所以科研项目也是如此。由于科研项目来源比较广泛,不仅包含在国家开发建设的纵向科研项目范畴中,也覆盖在科研事业单位的横向科研项目中,也涉及了学院自筹科研项目等。这三个层级的科研项目是我国科研项目的重要来源,更是科研经费的主要来源。一般来说,国家级的科研项目在财务审计要求上更为严格,对经费控制比较严谨。但是这并不预示着各个科研项目的财务管理都比较严格,大部分科研项目都会伴随各种风险,风险产生原因在于预算不精准,或者项目调节不规范,使得部分项目在立项过程中缺少资金支持,可能会面临资金回收风险。因为科研事业单位的主要职能在于提供技术服务,而当前我国技术服务转变成经济效益的能力比较薄弱,因此在项目前期规划中,容易产生资金投入风险。一些科研事业单位为了增加收益,对项目资金进行实体产业投资,容易让单位面临资产流失风险。
2导致科研事业单位科研项目财务风险出现的原因
2.1科研项目资金管理意识不足
当前,部分科研项目资金管理人员普遍存在一定思想意识,也就是认为科研项目经费为自己应得利益,经费项目使用应该由自己随意支配,项目资金申报以后,可以随意使用,这种科研项目经费管理思想是错误的,缺乏正确的科研项目经费管理意识。并且,在对科研经费管理中,通常会以获取科研项目资金为根本来申报科研项目,部分人员根据科研项目实际情况,按照特定标准来划分科研费用,主要是根据科研项目资金需求来划分,并没有分析项目使用的可行性和真实性。部分科研事业单位在科研经费申报过程中,理由不充分,经费预算不准确,对经费使用途径调查不深入,这是由于科研项目资金管理人员思想意识错误导致,诸多费用支出申报和实际费用支出不相符,导致项目无法顺利实施,增加经费运行难度。
2.2缺少完善的内部控制体系
因为一些科研事业单位科研项目较为枯燥,科研人员福利待遇不高,因此一些单位对科研经费管理不深入,容易产生费用核算和监管问题,甚至影响科研费用整体效益。由于科研经费管理不规范,可能会面临违规违法行为,再加上科研管理部门对科研成果评估时,缺少对科研费用使用情况的考核,容易导致科研人员随意使用科研经费。在内部控制中,财务管理部门缺少对科研项目具体情况的了解,科研经费监管不严,从而产生财务风险问题。
2.3内部审计监督不严
现阶段,科研事业单位在实施内部控制工作时,内部审计监管不严,使得单位审计工作停留表面,过于形式化,无法发挥监督效能。因为审计部门经费和其他部门经费有着利益关系,使得审计监督缺乏独立性,影响其监督职能的发挥。一些科研工作人员为了防止科研经费审查,通常会把科研经费和个别单位挂靠,把科研经费转移到私有账户中,这种状况不但损害科研事业单位利益,也会造成国有资产的流失,不利于科研事业单位的更好发展。因为项目人员随意把投资资料给其他部门使用,再加上单位内部审计监管不严,容易造成单位重要信息的泄露,严重阻碍事业单位科研发展。
3科研事业单位科研项目的财务风险识别及费用控制措施
3.1加强财务风险识别和控制
通过建立完善的财务风险识别机制,能够及时找到科研项目中潜在财务风险问题,根据财务风险产生原因,确定财务风险影响度,制定详细的风险防控计划,优化风险管理对策,降低财务风险产生的不良影响,充分发挥科研项目实际价值。在实施财务风险识别过程中,需要确定财务风险识别重点。对于科研项目来说,风险识别作为一个系统性工作,要求风险识别的全面性和有效性。在科研项目存在风险隐患过程中,应加强对风险造成影响的分析,及时找到风险并科学控制,防止给科研事业单位带来不良影响,降低损失。在对风险识别过程中,应该了解不同类型财务风险和财务风险问题产生的原因,通过采取不同风险识别对策,对财务风险全面调查。科研项目财务风险展现出了不确定性和时效性,科研项目不同,使得其风险内容也会存在差异,所以要求科研事业单位在风险识别过程中,应该结合项目具体情况,实事求是的识别财务风险内容,保证财务风险识别的准确性。在科研项目财务风险识别过程中,识别方式选择是非常必要的,当前科研项目财务风险识别方式种类繁多,可以通过现场观察、财务数据分析、历史经验分析等方式进行风险识别。对于现场观察识别方式,也就是把科研项目现场财务工作情况作为探究对象,对现场工作中存在的风险问题具体调查和分析。财务数据分析则是根据财务工作中各种数据,如资产负债表、现金流量表等,精准计算单位变现能力和盈利能力,与科研项目财务指标比较分析,及时找到财务异常问题,实现财务风险的精准识别。如果采用的历史经验分析方式,需要对之前财务风险加以总结与分析,对其他科研项目财务风险产生原因汇总,总结经验,防止相同问题的再次出现。对于集合意见风险识别方式,也就是对财务风险处理意见进行整合,征求各个部门对财务风险识别的相关意见,对各项意见汇总处理,深入分析财务风险产生原因,强化各个部门对财务风险认识,采取相关措施将风险控制在合理范畴内,降低给科研事业单位带来的不良影响。
3.2构建完善的内部控制体系
通过构建完善的内部控制体系,可以对科研项目中各种财务数据进行统计调查,保证财务报表中数据的准确性和完整性,便于财务管理部门根据对应数据信息进行财务风险评估,制定有效的风险控制措施。其中,在对科研项目年财务收支计算过程中,需要完成财务负债、财务收支和现金流量统计调查,对财务支出项目精准化管理。在科研项目日常管理过程中,对每笔财务支出科学规划,在经费总支出规划的同时,确定经费最大支出限额,在财务支出过程中如实记录,对各项经费支出及时登记。对于一些咨询和招待环节中的费用支出,科学预测和管控,制定详细的支出计划,预测年度成本开支,完善支出登记表,通过图表方式清楚地展现出每笔支出,以图表为依据进行日常经费收支管理,便于相关人员及时找到科研项目中的财务风险,提前制定防范对策,减少财务风险的发生。
3.3调整科研项目财务管理资金结构
在实施科研项目财务管理过程中,需要从长远发展角度入手,根据科研项目财务管理要求及实际情况,对科研资金结果适当调整,让科研项目财务管理更加规范和完善。在开展科研项目财务管理工作时,在资金管理方面,要想促进科研项目财务资金周转,可以通过股份合作机制,对科研项目中闲置资金进行租赁或者转让,将其转变成科研项目财务管理中的股份,偿还银行贷款,或者用于外部投资,这样可以有效提高科研项目中资金流动性,获得更多的经济效益。通过调整科研项目中资金结构,能够保证科研项目财务内部控制工作顺利进行,在实施科研项目财务管理和内部控制工作时,科研管理部门需要结合实际重点,对资产结构适当调衡,从根源上防范财务风险。
3.4提高科研项目财务风险管理水平
一般情况下,科研项目财务风险管理水平越高,科研项目财务风险承受力度越大。在相同风险条件下,不同风险管理水平下的科研项目,在财务管理承受能力上各不相同。一方面,相同内部控制环境下,科研项目财务风险管理水平越高,可以更好地帮助科研项目人员进行财务风险预测,精准找到科研项目中潜在风险问题,提前制定风险防控措施,降低风险带来的影响。但是另一方面,在相同内部控制条件下,科研项目财务风险承受能力达到最大限度时,科研项目财务内部控制强度随之减小,同时也会伴随科研项目财务风险管理水平提高,科研项目财务管理风险承受能力升高。在实际财务风险管理过程中,需要强化各级人员风险管理意识,内部控制和财务管理在本质上的差异在于内部控制中涉及了风险管理内容,而财务管理则是通过各种财务信息来对单位经营情况调查与防控。要想减少财务风险问题的出现,要求单位管理者树立正确的风险防控意识,在单位内部成立专业的风险管理团队,根据单位经营发展状况,找到风险管理重点,科学控制,降低财务风险发生率。并且,优化财务风险管理方式,调整内部控制管理体系,通过加强财务风险管理机制建设,提高单位财务风险管理水平,优化财务管理流程,科学划分管理职责,要求每个人员都能根据财务管理要求开展工作,加强财务活动监督管理,对单位资金使用、申请、管理等过程进行追踪与监督,减少风险问题的发生。单位还要加强财务内部控制,引导各个部门根据制度要求落实财务工作,强化财务控制管理,在单位现有管理体系下,将财务风险管理内容融入其中,注重财务监督管理,对于一些没有严格按照要求操作的人员,一经发现严肃处理,对于不满足要求的部门,集体通报,从根源上防止不必要风险问题的出现,提高单位财务内部控制水平。
3.5加强对应收账款管理
从科研项目角度来说,其经济收入主要以提供技术服务、提供检测服务等为主,而部分科研项目经费如果使用不当,可能会产生应收账款风险,给科研项目建设发展造成负面影响。所以,做好应收账款管理工作,是防范科研项目财务风险的有效方式。首先,加强对应收账款定性与定量分析,对欠款人、欠款金额、应收账款性质等进行调查,根据长期客户、新客户等信誉情况进行划分,对应收账款数额和期限进行统计调查,便于相关人员进行应收账款催收与管理。其次,在定量与定性分析的情况下,及时与客户信息交流,根据科研项目实施进度和需求,与客户说明实际情况,尽快将应收账款回收。再次,确定应收账款管理方式,制定详细的管理计划,根据客户款项支付情况,建立信誉管理体系,对信誉度高的客户提供相应的优惠政策,与客户营造良好的合作关系。最后,加强应收账款管理,对客户建档,分析客户与应收账款之间关系,定期要求客户核对账单,尽快将应收账款回收。
3.6强化科研经费审核监督
经费审核是保证科研经费科学应用的具体措施,更是科研项目财务管理的重要环节。经费审核指的是对项目经费使用过程进行审核,是审核科研项目经费是否规范使用的有效手段。所以,相关管理人员应加强经费管理,从发票、人员调查、地点审核等多方面入手,对经费使用信息进行核查,当然,此项工作操作比较困难,但是可以根据大宗费用使用情况重点核查。在经费核查过程中,要求项目申报表中有明确的经费使用项目名称、经费使用时间、支付方式等,并且确定哪些费用支出设有上限,如差旅费、交通费等,这些费用需要根据单位实际情况和科研项目等级确定上限标准。科研事业单位在实施科研项目财务管理时,需要安排专业人员负责,经费使用情况需要和科研项目实践活动充分结合,严格按照要求设定界限,秉持着合理可行的要求划拨经费,对科研项目经费使用情况进行监督与管理,制定详细的监督计划,规范监督管理流程,保证将监督管理工作落实到位,从根源上减少科研经费使用问题。科研项目资金管理人员应对科研项目进行全面调查,精准规划经费使用,按照为社会服务的原则,极大限度地使用科研经费,提高经费使用效益。
参考文献
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近年来我国政府重视科研项目管理,但对科研项目管理侧重于科研质量管理,提高科学技术研发水平,对科研经费管理重视不够,致使项目经费管理不规范,资金使用效率低下。近两年,国家在加大对科研项目投入的同时,也加大了对科研经费使用情况的监督力度。本文阐述了现阶段科研项目经费管理中存在的问题,并结合笔者的工作实践有针对性地探讨了科研项目经费管理的要点。
一、科研项目经费管理存在的问题
目前科研项目经费管理中仍存在一些问题,主要表现在:
(一)科研项目经费预算不全面、不合理
很多科研项目编制经费预算的目的只是为了申报科研项目,在科研项目经费预算编制时不进行详细的任务分析,不对市场价格进行相应的调研,从而致使项目经费预算不能全面真实地反映科研项目实际所需的全部成本,导致在项目实施过程中所编制的预算不能有效执行,难以通过预算来控制经费支出。
(二)科研项目经费核算不完整、不规范
由于科研项目设计和立项的时间长而科研项目经费要经过层层审批后才能到帐。如果财务部门在立项成功或经费到帐后才单独建账核算经费,那么科研项目前期实验准备和设计论证等工作发生的大量前期费用就无法被认定。另外科研人员普遍认为科研项目是通过个人努力争取来的,上交管理费用后的剩余经费可由项目负责人自由支配,因致使支出时不开具正规票据,专款不能专用;为科研项目购置的仪器设备不进行资产登记,致使有物无帐,有帐无物,项目结题后资产后续工作处理缺失等现象的发生。
(三)科研项目开题不建账,结题不结帐现象较为普遍
由于项目开题及时不建账,结题不及时结账,给会计核算和项目经费管理带来了很大难度,对于结余和超支经费如何进行管理也缺乏明确规定;科研成果转化形成的专利权、商标权等无形资产管理措施,执行力度非常薄弱;科研项目完成后缺少对科研经费效益进行分析,没有完善的科研项目绩效评价指标体系,从而难以对科研项目进行综合评价。
二、强化科研经费管理的注意要点
基于以上问题,在科研项目经费管理一定要把握以下要点:
(一)明确相关人员的责任
要明确项目管理和财务部门以及项目负责人在科研经费管理的职责,实行“项目负责人制”,对科研经费使用的真实性、有效性承担经济与法律责任。财务人员全过程参与科研项目管理,对科研经费实行全面预算、全程控制、全成本核算。
(二)强化预算管理
科研项目申请人应详细了解有关信息,预算编制要坚持目标相关性、政策相符性和经济合理性原则,根据科研项目任务书要求,从实际需要出发,确定开支范围,并对主要用途和理由进行详细说明。项目经费预算必须经过财务管理部门审核。
(三)规范核算管理
要按照科研项目性质和资金来源渠道,财务部门对科研项目经费进行分类管理和核算,每个科研项目要单独设账,独立核算,专款专用,做到手续完备,账目清楚,核算准确,监督有力。核算过程中要注意如下工作要求:
⑴科研项目开题后,项目负责人必须到财务部门办理建账手续,提供项目合同书(或任务书)和项目经费预算明细;
⑵项目拨款必须汇入财务部门指定的银行账户;
⑶需要转拨的科研经费,需提供项目转拨批件、协作单位的合法有效财务凭据;
⑷项目负责人在财务部门的指导下,按预算、按计划支配项目经费。在办理支付结算时,原始票据必须标注项目名称;
⑸项目支出中的劳务费、专家咨询费和管理费等费用预算一般不予调整。其他项目确需调整,且金额超过项目预算10%的,应根据管理要求报科研项目管理部门审批,审批资料提交财务部门备案;
⑹科研项目发生材料费、测试化验加工费超过科研项目预算20%或单项外购、外协费超过1万元(包括1万元)时,必须提供合同和结算明细;
⑺科研项目购置的设备,项目负责人应根据要求及时办理资产登记、保管、清理、移交、变更手续。科研项目购置和试制的单台价值在10万元以上(含10万元)的仪器设备(含样机)需要提供合同和招标资料;
⑻为科研项目开展购买的无形资产,入账时要进行有效的评估;
⑼对科研项目应承担的分摊费用,例如燃料动力、水电费等,财务部门入账时,必须写明分摊依据,并附结算单据;
⑽严格控制科研项目经费的开支范围和标准,与项目开展无关的费用坚决不予列支。严禁使用项目经费支付各种罚款、捐款、赞助、投资等。白条、过期发票、复印发票、名称不符发票不能在科研项目中列支;
⑾科研项目结束或通过上级部门验收后,项目负责人要及时通知财务部门进行结题,明确结账时间和结余经费的用途;
⑿科研项目实施过程中,项目组成员应保持相对稳定,项目负责人原则上不得或变更,如确因特殊情况需要变更的,项目组应及时以书面形式通知科研项目管理部门和财务部;
⒀科研项目开展过程中,鼓励对研究工作进行创新,但对于涉及降低研究目标、改变研究内容、延长研究期限等变动,项目负责人应提出书面报告陈述理由,科研管理部门签署意见,并将变动方案提供财务部门;
⒁对研究计划执行不力,难以取得研究结果的项目,科研管理部门可建议撤销或中止。科研项目撤销或中止后,财务部门应及时结算,收缴经费。
一、科研项目及相关概述
(一)项目管理
项目管理是20世纪50年代后期发展起来的重大新管理技术之一。随着知识经济和信息技术的发展,项目管理已逐渐应用于商业和研发、军事、工程等各项活动。美国项目管理学会(PMI)认为项目是指组织中所有具有一次性、有头有尾而非持续性的工作或项目是为达到一个特定目的而将人力资源和其他资源结合成一个短期的组织。项目管理则是将将知识、技能、工具与技术应用于项目活动,以满足项目的要求。其内容包括:项目范围管理、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目风险管理、项目沟通管理、项目采购及合同管理、项目综合管理。这些内容贯穿于项目的整个生命周期,即项目的概念阶段、设计阶段、实施阶段以及终止阶段。
(二)科研项目管理
科研项目是指为探索自然界事物变化的规律或者完成某一独特的产品或提供某项服务,组织一定的人力、物力、财力所进行一次性的探索活动。以科研项目为对象,通过组建临时性的专门的柔性的组织,并通过高效的计划、组织、指导和控制等管理活动,有效的配置并充分利用资源,对科研项目的全过程全方位的进行动态管理和目标管理,最终实现科研项目目标的一系列活动就是科研项目管理。
本文将引用的案例是西华大学对四川省南充市高坪区的扶贫项目,该项目交由西华大学管理学院战略研究所具体操作。该科研项目要求战略研究所在2013年4月初至6月底,完成高坪区的全域产业规划,具体包括高坪区25个乡镇的产业发展研究报告以及高坪区的全域产业总体规划。为此,该研究所在其所长A教授的领导下,成立了以他为项目负责人,包括四名教授,11名研究生在内的高坪区全域产业规划项目组。
(三)项目管理在科研项目中应用的必要性
1、科研项目管理与项目管理的共性要求
科研项目管理是在有限的资源条件下,为保证科研项目的质量、进度、成本达到最优化,同时尽量减少项目失败的风险而采取的各种措施。因此,科研项目与其他项目相似,具有很强的周期性。同时为了实现项目目标而成立的科研项目课题组与项目管理中的项目团队结构基本相似,项目管理中的目标管理、沟通管理、风险管理也是科研项目急需引入和强化的内容。可以说,项目管理非常适用于科研项目的管理。
2、科研项目特殊性要求
从科研项目的定义可以看出,科研项目也具体一些特殊性:首先,过程的不确定性。由于科研项目是一项创造性活动,其期望的最终研究结果和实现这个研究结果的过程是不确定的,因此科研项目的启动、计划、执行、结束和评估五个阶段的任务是重叠反复的;其次,项目成果的不可预见性。由于科研项目的创造性、复杂性和不确定性,项目的结果难以预料,在项目执行过程中可能产生超乎意料的成果,也可能由于与实际的脱节,达不到科研预期目标;最后,运作的风险大。科研项目是一种探索性的工作,存在着大量的不确定性因素,可能导致其研究的最终输出和实现输出的过程都很难预料和把握,因此面临的风险大于普通项目。因此,为了保证科研项目在预期周期内高质量低成本的实现其项目目标,必须将项目管理的相关理论和管理工具应用于科研项目。
二、科研项目存在的问题及分析
随着我国经济的发展,科技创新能力愈显重要,包括企业、科研机构等在内的各主体都十分重视科技项目。但是科研项目本身的特殊性,在科研项目的实施过程、进度情况及完成质量等受重视不足,导致有些科研项目进展拖后,成果不过关或达不到预期的目标,具体表现在以下方面。
(一)科研项目进展控制困难
项目计划的制定是项目管理中非常重要的环节,科研项目的计划制定同样是其得以实施的前提,但是由于科研项目计划的制定缺乏相应的标准,造成了科研项目在实施过程中的实际进度与计划进度不匹配等现象的产生。[]加上科研项目的不确定性,使得科研项目的进度不想工程项目可以准确的进行控制,严格按照项目计划实施。
(二)团队建设困难
与一般的项目不同的是,科研项目的研究人员或者课题组成员对于经常从事的研究领域往往比项目管理者了解更多、理解更深,因此研究人员在做出某些决策时比管理者有更多的决策优势和发言权,这种知识实施的方向不对称各项目管着者树立管理权威,实现项目的总体目标带来难度和困难。同时,在科研项目中,课题成员往往希望比其他人优先获得某些知识或者赢得其他成员的认可,而造成科研项目成员之间的过度竞争,不利于项目成员之间的合作。
(三)科研项目监督力度不足
对于科研机构的科研项目,一般是由政府或者企业等委托,在项目进展过程中委托方虽然会根据合同的进展对项目组进行监督,同时科研机构内部也存在管理部门,对项目实施的进展及费用使用情况进行监督,但是对于项目实施的全过程监督机制并不够完善,不能对其进行有效的动态的监督管理。以《南充市高坪区全域产业规划》项目为例,委托方高坪区专门成立统筹委与该项目组进行对接,负责该项目组所需资料的收集以及项目组实地调研时的接待联系工作,并在项目结束前即六月底验收成果,但是在项目进行过程中并没有相关的项目监督工作,虽然项目组提供了相应的时间安排,但是对于其是否按照计划进行并没有实际的考核指标。
三、项目管理在科研项目中的实践应用
根据科研项目存在的问题,结合项目管理的相关管理思想及管理方法,并结合《南充市高坪区全域产业规划》项目,提出相关的实践应用。针对科研项目管理中存在的知识方向不对称,提出构建基于项目管理人的管理团队;提出使用甘特图法控制科研项目进程等。
(一)基于项目负责人制的矩阵式科研团队建设
由于项目的一次性,以及科研项目对于项目成员的知识结构要求比较全面,加上成本的制约,因此科研项目的成员并不能也不必及时培养,应该从其他部门临时选派人员参与。以《南充市高坪区全域产业规划》项目为例,该项目的负责人是战略研究所所长A教授(主要负责战略管理、区域经济研究),根据上层领导的要求,将管理学院办公室主任B教授(主要从事农业经济研究)、经济管理学院前院长C教授(主要从事经济贸易研究)、管理学院教授D教授(主要从事文化旅游研究)以及党办主任E教授(主要负责区域经济研究)集中成立项目组,根据高坪区的行政地图划分区域,分别负责相关乡镇产业发展的规划,为了更好的完成项目,每位教授自行选择研究生,负责协助资料的收集、整理。由于项目成员来自不同的背景、有强烈的个人利益动机和自主欲望,因此项目负责人的责任是将项目成员转变成一个优秀的科研团队,同时为项目成员留有发展空间,也就是说项目负责人已成为项目的指导者、激励着和监督者。
同时,科研项目是一个创造性的活动,存在着很大的不确定性,必须通过成员间的密切协作和不断探讨才能完成。因此,在项目进行过程中不仅要加强成员与负责人之间的沟通,还要加强成员之间的沟通和信息的交流,并沟通要贯穿项目的整个过程。
(二)甘特图在科研项目进度控制中的应用
甘特图又称条状图,由亨利・甘特于1910年开发的,其内在思想简单,是由多个条状图组成,横轴表示时间,纵轴表示活动项目,以一段横向线条表示一项工作,通过横向线条在带有时间坐标的表格中的位置来表示各项工作的起始、结束时间和各工作的先后顺序,整个项目进度都有一系列的条状图组成。该工具简单明了直观的表明任务计划什么时候进行,并时时与实际进展进行对比,方便项目负责人及时发现偏差,必要时采取相应措施,确保项目的顺利实施。据此,在《南充市高坪区全域产业规划》项目初期,制定项目计划时,就绘制了该项目的甘特图,并在相应的时间每项活动结束之时,在改图中绘制相应的实际进展,出现偏差时及时调整。比如在2013年4月的第一周,应委托方的要求,将实际调研提前,因此,及时将调研问卷,调研方案提前,以保证调研工作的顺利开展。由于该项目还在进行中,因此,实际的绘制工作尚未完成。
甘特图虽然简单明了,但是不能充分表示各活动之间的关系,也没有指出影响项目寿命周期的关键所在,因此只适合简单科研项目,至于复杂的科研项目,可以选择其他譬如关键路线法(CPM)、计划评审技术(PERT)等工具进行项目进度控制。
中图分类号:G311 文献标识码:A 文章编号:1007-3973(2011)006-151-02
1 前言
科研项目管理是科研组织者为了实现管理目标依据现有知识、科研技能及科研技术、辅助工具开展的丰富科研活动。高水平的科研项目管理可有效的满足科研项目申请人对科学研究的期盼与向往,因此对其全过程管理展开科学研究具有充分的现实意义。为了使科研项目的全过程在流程紧凑、秩序良好的环境中高效开展,我们必须科学实施对其全过程的监控与管理,对科研项目实践中可能出现的问题应做到预期分析、坚决防控,避免错误科研设计导致全盘皆输的不良现象发生。
2 问题分析法在科研项目全过程管理中的科学应用
在科研项目管理实践中,主要的科研组织对象包括项目的申请者,也就是具体科研项目的实施人员,以及项目问题的解决者,也就是科研项目管理人员。科研项目的管理过程可分为两部分,第一部分即是依据科研申请问题进行内容分析,从科研问题发起者的定位明确此项目所需解决的真正问题。第二部分则是切实的解决问题环节,科研管理者从专业的角度分析科研问题的提出并找到有效的问题解决途径。由此不难看出,以上两部分具有既定的互联关系,科研问题的具体内容包含了所需解决问题的内在资源要求,而固有的科研资源又同时关系着问题的内容边界。问题分析法在科研项目的全过程管理中主要包含五项工作内容。首先便是对科研项目进行问题分析,找出其现实具有的特性与必备的发展条件。例如科研管理者应与相关利益人员及项目决策者强化沟通与交流,并采取提问的方式明确科研项目的相关信息,如科研项目中存在什么问题、这些问题怎样产生、如何采取有效的解决方式处理、一系列的改进会带来什么样的影响等。通过完善的沟通,科研项目管理人员对问题的具体结构、发展过程及态势有了明确的认识,并对项目的资源分配、实施负责、相应职权、控制内容有了更深层次的了解,为后续的科研管理与资源优化打下了良好的基础。在实施管理过程中,我们还应把科研全过程分为若干个阶段,进行及时的工作小结,对后续各项工作的开展制定切实可行的工作计划、依据不足调整发展方向,例如认清阶段性工作的重要性、依据目标展开评价、对可能出现的约束进行充分预测等。有效的科研项目管理离不开明确的目标,而由于科研项目存在开发事先性特点,我们很难在科研申请者处获取准确的既定目标,因此,制定分层次的管理目标才能有效避免因申请人知识有限、管理制度不完善导致的目标与发展实际偏差。
3 依据科研项目全过程管理要素构建良好的科研运行环境
3.1 科研项目的全过程管理要素
科研项目的全过程包括项目策划、项目输入、具体的科研项目实施、项目的输出、科研单位的内部审核验证及项目更改等管理要素。其中科研项目策划主要包括对科研项目工作大纲的编写及计划书的制定。对于创新开拓,类别丰富、技术综合跨越性强、难度大的科研项目应采用科学的大纲策划方式,在项目开展前便实施编制流程,从而有效的明确科研项目的技术方案、质量控制措施、科研资源的完善配备及具体的科研工作分工等。科研项目的输入则主要包括对具体成果的内容明确及要求划分,各项法律规程标准、操作规范以及项目其他的依据标准等。在科研项目的具体实施阶段,我们应采取必要的监控与管理手段,按照相关规范要求开展进一步的指导强化,当遇到重大技术难题时则应配合相关责任部门及时解决。在科研项目的输出环节我们应充分满足输入审核的既定要求,从而确保输出成果的完备性与科学性。另外有效的开展内部审核机制、项目验证机制、顾客确认机制与项目更改机制也是十分必要的。
3.2 构建良好的科研项目运行环境