档案人事托管范文

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篇1

甲方：

乙方：

根据根椐《句容市人事实施意见》[市政府句政发〔20xx〕71号通知转发]，甲方受乙方委托保管丙方的人事关系及人事档案，三方订立合同如下：

一、委托保管期从 年 月 日起至 年 月 日止。

二、委托保管期间，丙方的工资福利、病残伤亡等事宜，由乙方与丙方以合同协议确定。乙方与丙方应按规定缴纳丙方的养老、失业、医疗等保险以及住房公积金。

三、委托保管期间，被代管人个人身份不变。有关工龄计算、转正定级、档案工资调整、申报专业技术职务、年报统计、出国（境）政审及失业、养老保险等事宜，由甲方依据有关规定办理。

四、甲方与丙方不存在隶属关系。丙方的一切法律行为甲方概不负责。

五、委托保管期间，丙方新的档案材料，乙方应及时转交甲方审核，并存入丙方档案。

六、委托保管期间，如乙方或丙方中止本合同，应事先征得对方同意，并书面通知甲方办理中止合同手续。

七、委托保管期满，本合同即中止执行。乙方、丙方需及时办理丙方的人事关系及档案的转出或重新委托代管手续。否则，甲方不再保留丙方人事关系。

八、管理费标准按省、市有关部门的规定执行。

九、合同自三方签章后生效。未尽事宜另行商定。

篇2

On the Relation of the Importance of File Handover Work in File Management

YIN Li-hua

(Harbin obtain employment service center of Heilongjiang province agricultural reclamation, Harbin, Heilongjiang, 150036)

Abstract: Human resources market is a professional department managing personnel files. In the file handover process which is the most basic daily business, if the leadership is not strict, the supervision is not adequate and the handover procedures are not tight, it will give rise to ambiguous limits and responsibility. It is not conducive to the healthy development of human resources market and the paid utilization of personnel files.

Key words: File Handover; File Management; Importance

人力资源市场面对的是单位和普通群体，而且也不同于企事业单位管理人事档案，人力资源市场是重视服务性和社会性的窗口单位。所以做为最基础的档案交接工作。的确是日常工作中重要的一个环节。现就人事档案内部与外部交接时遇到的问题及解决办法做以下阐述：

一、内部交接

1、领导不重视没有严格把关。

新老档案人员交接时，档案交接手续还未办妥，中间又发生了接收、转移、借（查）阅的档案，领导没有及时的进行监督。导致档案数量和后加入档案材料时出现偏差。档案人员内部工作交接不仅仅是一把钥匙的交接。也可以看成是单位领导的一项重要的事务性工作，如果出现问题，难推其责。

2、双方交接手续不严密。

如果按照单位纪律和岗位职责而言，档案人员的交接应是一项手续及其严密、责任及其重要大的工作。如果移交手续不按程序办事，没有清点档案数量，交接双方及监交签字盖章生效，就忽视了档案交接工作中的重要事项，忽视了档案交接工作的基本要求。出现问题势必会影响人力资源市场档案托管人员的个人利益，后果可想而知。

3、其他历史材料没有完全交接

借阅与转走的档案虽然在移交清单中也有体现，但档案管理人员在交接时却没有附加上历史材料这一项。导致与借阅人失去联系，催收起来困难重重。转走的人员也因没有登记表就不能方便日后核查。所以说档案的移交除了领导的监督、手续的严密之外，还有其他历史材料的交接。

二、外部交接

1、没有对档案材料进行详细的登记

在企业用人社会化管理的今天，一份档案要经过几个人才市场。由于每次交接时没有对重要的材料做必要的登记。有些存档案人员遗失了资料，各单位之间就会互相推委，造成责任不清，界限不明。没有形成良性循环。这是档案管理人员失职的表现，不利于人才市场的良性发展。

2、交接过程中没有提示存档人员所缺材料。

接收档案，不是收了就完事大吉，除了详细的做好移交登记，还要检查所需要材料。如果缺项少项，有责任向存档人员说明情况，尽快补充，否则不利于日后档案材料的有偿利用。“死档”的发生也会明显的增加。

3、忽视加强档案交接中的思想教育工作

日常工作中领导的不重视，忽视加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，没有得到及时反馈和解决。使得一些档案管理人员责任心不强。

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现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人力资源的重要证据。另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人力资源服务机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而真正发挥作用的是你的人事档案，如你的转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定，大中专毕业生毕业（以报道证人社部门签署日期为准）一年后，即可由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构批准转正定级；本科毕业生毕业工作一年（以报道日期计）、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称，由所在单位人事部门或委托的人力资源服务机构负责办理。由此可见，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用。

二、充分认识毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系

毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人力资源服务机构。这时学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人力资源服务机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以实现。

三、毕业生就业后档案、户口如何转移

毕业生的档案由学校按其就业的单位或生源地，发机要交通专递到各地市毕业生就业指导中心。个别高校由学生本人自带档案的办法是错误的，毕业生就业指导部门有权拒绝接收此类档案。毕业生的户口由学校派出所按报到证上标明的就业单位迁移。就业报到证、升学的录取通知书是毕业生档案转出的凭证。报到单位开到哪里，户口、档案就转到哪里，没有工作单位的签发到毕业生生源地。单位没收到档案，则需要毕业生向各学院负责毕业生就业工作的老师查询，看档案发到什么地方去了，只要发的是机要交通专递，都有详细的地址和接收人，一般都能查到详细情况。

四、毕业生的档案应如何托管

按国家政策规定，组织、人事部门或其所属的各级人力资源服务机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，毕业生考取公务员的，其档案应由组织人事部门管理。各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理大中专毕业生的人事档案，一般由委托的各级人力资源服务机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人力资源服务机构托管人事关系。另外，各级人力资源服务机构，如省人力资源、市人力资源、各区人力资源等，它们的区别只是所属部门不同，其他无任何区别。哪些毕业生的档案适合到人力资源服务机构托管呢？主要是那些不想回本地而想将户口落在学校所在地的毕业生、准备考研的毕业生、还无法确定能否在现单位长期干下去的毕业生，以上这些毕业生都可选择将自己的档案人事关系放在人力资源服务机构托管。对那些申请出国（出境）的学生户口和档案，由毕业生联系本地人力资源市场或者其他地方落实接收户口、档案，签订协议书领取报到证，到保卫部办理户口转出手续，到学院办理档案转寄手续。户口、档案的转入手续由学生自己负责。

五、毕业生档案托管的内容及享有的服务

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这是目前基层单位普遍存在的问题。基层档管工作由于种种原因，特别是经费不足，仍处于原始的人工操作阶段。即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全没有发挥出来，没有人根本上转变手工操作，造成运转慢、利用率低、效率低下等问题。

（二）档案管理主管不专管，专管不专业

在基层，说得严重些，这是多年形成的一个积重难返的问题。其根本原因是，长期以来有关人事领导部门，对毕业生人事档案工作重要性认识不足，档案意识不强，没有充分认识到毕业生人事档案管理工作在人事工作的地位和作用；对待档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”；管理人员不固定，有些档案管理人员没有档案作用意识和参与意识，仅仅是“看门保管”，不固定、不专业、不专职。据调查所知，地、市、县基层基本上没有专职的毕业生档案管理人员，大部分是由人事档案管理人员兼管。这样的人员安排，势必严重影响毕业生人事档案管理工作质量与效率。

（三）当事人人档分离，人事档案利用率不高

据国家人事部门透露，在全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代管的330万份人事档案中，有60多万份已与主人失去了联系。中国人才交流协会也作过估测，在实现工作流动的人才中，约20%的人未携带人事档案，要么人档分离，要么彻底弃置。我们也做过统计，在代为托管的8652份学生档案中，有347份已与主人失去联系。等于这些毕业生已是用非所学或学所不用，是人才培养的一大损失。

二、做好新时期毕业生人事档案工作几点设想

（一）加强宣传，提高认识

加强宣传，提高认识是当前首先要做好的工作。人事档案部门应利用一切可利用的手段组织学习宣传做好毕业生档案管理工作的必要性和重要性，最终达到各级有关领导端正态度，积极认真、切实有效地抓好此项工作；其次利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案管理的知识，要让他们充分认识到，毕业生人事档案对今后就业、生活各方面有着极其重要的影响。特别应让学生知道，毕业生档案是反映毕业生综合素质的一个方面，是行政事业单位、企业单位录用的主要依据，是用人单位选贤举能的重要参照。这项工作，应在大中专学生毕业前，由学校的人事档案部门作为一项专门内容向学生宣讲，组织学生学习讨论，切实提高他们的认识，改变“档案可有可无”的错误认识；再次，应向国营企业、民营等大中型企业宣传，录用人员要做到一看成绩、技术，二查档案，不可盲目用人。

（二）加强领导，完善制度

这是做好毕业生人事档案管理的关键环节，应从如下三个方面抓起：

1、明确领导、责任到人。人事部门要建立毕业生及行政人事档案领导小组，明确一名负责领导为组长，下设办公室。组长全面负责对档管工作的指导、监督、析查；小组成明确分工，各司其责。

2、健全制度，严格要求。各地应根据本实际，建立健全一套易于操作、完整的的规章制度。如材料收集补充、鉴别归档、检查核对、保管保密、查（借）阅、传递；管理人员工作制度及相关薄册，做到制度上墙，责任到人。

3、评比激励，促进创新。要依据本地区制定的档案人员《岗位职责》，定期检查，年终总结评比。对那些工作认真，富有创新的人员，要落实规定，给予适当奖励，鼓励人们争优创新，做好工作。

（三）稳定队伍，提高素质

随着时代的前进，对档案工作人员的要求越来越高，加强档管人员队伍的建设已是一项迫不及待的任务。应从以下几项工作着手：

1、稳定队伍，安心工作。按照《档案法》规定，每管理千份档案配备一名专职档案员，严格执行执业资格证书制度，把好队伍的入口关；不轻易调动他们的工作，保持相对稳定；做到不兼职或少兼职，让档管人员能安心本职工作，做好本职工作。

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1995年国家人事部首次提出“人事”, 这是人事管理大胆改革的举措,是为了适应社会主义市场经济的发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。与之相关的人员的人事档案管理工作由人事机构负责,则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化,改变了人事档案纯属单位所有的弊端。但是随着人事制度的进一步推行,人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。如何使人事档案制度更加完善,是摆在我们面前的一项新任务。

一、目前人事档案过程中存在的问题

1.人员对人事档案重要性认识不足

有些人事人员对人事档案的重视程度不够,认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无,对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪都不清楚,还有的认为自己的档案不在本人所属的单位,而由档案机构管理,觉得不放心,甚至有些人还认为自己和非人事人员不一样, 没有归属感。人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障,人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案工作带来负面影响。

2.人事机构对人员的档案材料补充、收集、更新缓慢

社会实践活动日新月异,人事人员的经历不断变化,其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。而目前的状况是人事机构对人员的档案补充、收集、更新缓慢。各类人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、奖惩、工资晋升等方面形成的材料十分丰富,如果这些材料收集工作不到位、不及时,就会导致许多归档范围内的材料流失,破坏人事档案的完整性。自2004年以来,我单位对招收的200多名医务人员实行人事,在查阅这些人员的人事档案时,我们发现不少人员的档案材料中缺少年度考核表、转正申请表,晋升工资表,资格考试报名表等原单位材料,大多数有的只是学生档案、人事人员关系托管表等材料,而且大多数档案是散装的,很容易造成材料丢失。这不仅给我单位的聘用工作带来很大的困难,而且直接影响了人员的职称评定、工资套改等。

3.人事机构与用人单位职责不明确,档案管理制度不健全

人事机构与用人单位工作职责不明确,在具体操作实施时不能落实协调机制,就会造成衔接工作的断层。这在不同程度上影响了人员的人事档案管理,以致不能充分发挥人事档案的作用。机构档案管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放,机构与用人单位衔接不紧,对人员的档案重接收,轻开发利用,档案大多以原有结构存在,而且档案装订不及时,档案材料散乱无章、杂乱无序,利用极不方便。由于人事档案是个人成长经历的真实记载,具有连续性的特点。如果机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时, 用人单位对个人的情况就会“一无所知”,从而延误相关工作。例如在我单位2008年招收的医务人员中,有一位同志在原单位入了党,成为预备党员,这在档案中有记载,但是机构没有及时把信息提供给我单位,所以该同志预备党员预备期的正常转正就受到了影响。

4.人事档案机构未能转变服务观念

现如今部分人事档案机构始终未能转变“你求我”的观念,对人员动向掌握不明,与人员缺少沟通联系,有高高在上的思想,服务态度过于生硬。用人单位和机构之间常常在材料收集、归档时产生误差,因为档案存在机构,用人单位管档人员对档案内容缺乏了解,而机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看,责任心不强,服务意识差,这就造成档案内容不全或信息偏差,严重影响了档案信息质量。很多具体繁琐的事务让用人单位档案员代办,如催缴费、催促人员回学校或生源地转递学生档案、人员流向汇报、转正定级通知等。

二、加大对人事档案中存在问题的整改力度

1.提高对人事档案的重视程度,实现人事人员的知情权

切实执行现有规章制度,大力宣传人事档案机构及其职责范围,将有关人事档案政策和规章制度让人员知晓,让更多的人知道人事档案机构及其职责,人事人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等,让更多的人事人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案机构的人才能享受到某些应有的待遇,如身份保留、工龄连续计算、转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向人员公开,实现公民知情权,让当事人对自身的档案状况有清晰的了解,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变人员对档案的神秘感和漠视感,增强人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.及时收集人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况

如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和机构进行档案移交, 以保证人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。

3.明确机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序

人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案机构做好档案材料的收集工作,人事档案机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。

4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案机构的服务质量

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。

5.实现人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能

人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段,人事档案机构在处理好开发利用和保密的前提下,建立人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接,实现网络共联,凭借网络优势,以现代化的网络化管理模式,实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询,提高实际利用率,实现信息共享,向企事业单位和政府决策等提供人事人员的基本信息。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

实行人事档案制度是人事制度改革过程中的新事物,这项制度的出发点是正确的,关键要进一步细化措施,分清职责,规范操作。只有如此,才能真正发挥人事档案制度的优势,打造坚实的人才服务平台,为企事业单位的改革和发展服务。

参考文献:

1.丁忠利.高校人事工作浅议[j].铜陵学院学报,2004(4).