如何进行档案管理范文

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1 会计档案的特点

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

（一）形成范围广泛。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。

（二）档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。

（三）外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。

2 会计档案管理中会存在的问题

（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。

（二）会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。

（三）会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

3 解决会计档案管理中存在的问题和措施

（一）规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（二）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。

（三）规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，各单位都要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为社会主义市场经济服务。

参考文献

[1] 张丽霞. 会计档案管理问题的初探[J]. 会计之友（B）. 2005（05）

[2] 樊瑞. 浅议加强会计档案管理[J]. 对外经贸财会. 2005（10）

[3] 李美华. 走进桃江会计档案管理[J]. 档案时空（业务版）. 2005（12）

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随着信息数字化的快速发展，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。但是由于电子档案的内容与形式是相对独立的，导致其内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。本文对电子档案管理中容易出现的问题进行探究分析，并提出相关优化电子档案管理的策略。

1 电子档案特点

1.1 查询方便，储量大

电子档案查询方便、快捷、有利于实现资源泉共享。虽然传统的纸质档案具有直观可视性，电子档案要在特定的计算机硬件与软件系统环境下才可视，但有关资料经计算机分类处理后存档，可以非常方便、快捷地在电脑上对档案资料进行查询检查和下载打印。纸质档案可以直接阅读，而电子文档是数字化信息技术的产物，对技术设备依赖性强，以磁性介质或光盘为载体，具有非直读性。同时电子档案存储量大，但对保存条件和环境有新的要求。电子档案受存贮介质质量、载体存在环境、存储信息的有交往期等条件的影响较大，而对天南地北的温湿度、防磁性等条件的要求很高，存放不当数据将全部丢失。

1.2 保密性强同时对管理人员要求素质高

由于电子档案管理是一个新年事物，对计算机等技术设备的依赖性很强，因此，要求档案管理人员不仅要熟悉档案管理知识，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识。 如传统的纸质档案不易被修改，修改了也容易看出。电子档案容易被修改，具不留痕迹。缺点是丧失了原始面貌和依据，因此电子档案对工作人员素质要求更高。另外，计算机的保密系统比较完备，能针对不同级别的档案，设置不同密码，对不同的人群授予不同的权限。但由于计算机与网络本身的技术性原因，会遭到黑客的攻击或病毒感染，因此，对系统安全性保护提出更高要求。同时个人若操作不当，信息也将受到损失。

2 电子档案管理存在的不足

2.1 网络安全保障力度不足

在流动传播的过程中，档案信息因为信息系统自身的漏洞及网络的不安全性，为非法窃取信息、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，致使极端脆弱的网络档案信息安全无法保障。尽管目前我们已经采取了各种防范措施，但对于档案信息的安全问题，还不能从根本上进行解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所以，使用互联网的同时，相应的安全隐患也会随之产生。作为非常重要的机密文件，其含有的信息非常有价值。一些黑客正是因为掌握这一点，才会对相关的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取。所以，电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全问题。

2.2 档案的原始性、真实性存在问题

传统的档案管理是实行纸质文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来体现文件的原始性。而一旦纸质档案向电子形式转变，就丧失了这些属性和特征。其形式的生成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始性。同时也很难辨别档案的真实性。传统的纸质档案往往是通过相关的纸张及个人笔记形成的，能够很好地分辨材料的真实性。而电子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完全一致的特征和形式，对辨别材料的真实性留下了很多的疑问和困难。

2.3 无法保障档案的完整性

传统的纸质文件往往容易形成一整套完整的档案形式，可保障文件的完整性。而目前的电子档案形式因为无据可依，则不能对档案的完整性做出保障，并形成了一定的障碍，不能对档案的形成进行有效管理。

3 如何更好地进行电子档案管理

3.1 设定权限的审核，进行数据备份

要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。同时在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应做信息内容的消除处理。

3.2 明确职责，加强管理

电子档案的制作人员，应对其制作的电子档案的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子档案在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员相互推诿、扯皮，要明确职责范围。特别是合作制作的电子档案更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责。同时要 加强对参加电子档案制作和管理人员的教育、审查和要求。电子档案是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的。对于电子档案制作和管理人员的管理，要加强教育同，定期培训，不断提高电子档案制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质、认真负责的工人精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平。

3.3 完善的电子档案管理系统

档案部门在对档案进行检验时，很难对电子档案的原始性进行鉴定；电子档案的信息内容“出错”的概率和机会远高于传统纸质档案。同时电子档案可被复制，甚至被篡改后而不留痕迹；电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造，面临病毒的入侵时，电子文件档案信息安全又受到严重威胁，所以应从签署技术、加密技术、身份验证、增设防火墙、增加防写措施、选择性能稳定、功能齐全的硬件设备等安全技术措施强化管理。 同时为确保电子档案管理系统的性能和质量，在系统设计阶段，在遵循有关规定标准的前提下，应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见，统筹协调，把相关的管理性措施纳入其中，通过技术手段来实现。通过软件系统来满足电子档案管理的功能需求，确保电子档案的真实有效。同时，电子档案的管理是一项极其复杂的技术工作，与纸质档案管理不尽相同，迫切需要电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防止有长远保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失。另一方面，为维护档案部门的权威性，我们必须建立相关制度来规范档案部门作业流程，并赋予其一定职责、权限及义务。

4 结束语

电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。前面有困难，但路还要走下去，电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。

参考文献

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档案作为企业十分重要的信息资源，记录了企业从成立伊始到此后各个发展阶段的变革情况，为企业未来的发展方向和经营管理提供了重要依据。传统的手工录入档案因为各方面因素的影响，会出现诸如文件受损或信息不全的问题，对企业的经营发展造成不良影响。而随着信息化时代的到来，计算机应用已为社会广泛接受，并在推动社会发展和人类进步中起到巨大作用。为了不落后于社会发展的脚步，也为了更加有效和全面的做好相关的管理工作，企业应及时的实现计算机电子档案管理，这样不仅能够增强企业的管理效益，也为社会和国家的发展进步作出应有的贡献。

一、应用计算机电子进行档案管理是必然的发展趋势

档案信息化管理是一个企业发展的重要条件，也是推动社会进步和国家发展的重要条件。档案信息要想充分发挥它的作用，必须应用适当的方法和技术建立好，完善好，管理好。应用计算机进行档案管理，可以实现档案全文存储与检索，档案自动标引与编目，计算机辅助立卷和档案业务工作管理等等。而计算机电子管理相比手工管理的优势在于，它存储量更大，录入和检索更便捷，更加安全可靠，且保存时间长，保存成本低。这些优势能够显著提高档案管理的效率，也大大加快了档案部门管理规范化和科学化与国际接轨的进程。所以，为了紧跟时展的脚步，提高企业档案管理效率，进一步推动社会发展和国家进步，在企业档案资源管理中大量运用计算机电子技术是十分必要的。

二、计算机技术在档案管理中发挥的功能

应用计算机技术后，企业在管理、经营、创新、进步等方面受益良多，而在档案管理中运用计算机电子技术，可以大大减少工作人员的工作量，有效的提高工作效率，使提取利用档案资料十分迅捷有效，推动企业快速发展。作为档案管理人员，有必要详细了解计算机技术的相关功能，这样才能够更好地进行档案管理工作。

（一） 档案信息数字化

纸质手工书写录入档案十分繁琐，保存、修改、调取和查阅也很不方便。数字档案在这这些方面则很便捷。纸质档案由于纸张的特性，在保存中常出现磨损、顺序杂乱、资料丢失等现象，运用计算机技术将档案信息数字化后，能够大大减少这些现象出现的概率，提高档案的利用率。另外数字化后的档案资源还可以快速的通过网络进行传递，从而实现真正意义上的高质量、高效率的档案管理。

（二）档案管理自动化

作为信息化先进技术手段的核心载体， 计算机的信息处理能力十分强大，在系统中输入档案信息后，借助于相关软件的功能，计算机能够快速的对这些信息进行整合分析，只需要人工操作几个步骤，就可以实现对档案资料的类别划分、信息归纳、结果的统计等等。这样的自动化操作节约了大量的人力、物力、财力，减少了纸张和时间的浪费，能够显著提升企业档案管理的效益，推动企业发展。

（三）信息检索网络化

信息检索网络化已广泛应用于当今的图书管理系统，使越来越多的人受益，企业的档案管理也应引进这一技术，利用计算机将档案资料录入系统，转化为网上档案库。由于网络的虚拟存储功能十分强大，即使档案库中保存了再多的资料，运用网络检索技术，档案管理人员依然能够快速的检索出所需要的资料，大大缩短了工作所用的时间，为企业节约了人力资源。

三、如何更有效地开展计算机电子档案管理

（一）提高运用计算机技术进行档案管理的意识

虽然计算机技术已广泛地应用到工作中，人们也知道应用计算机进行工作的一些好处，但大部分人不能从比较专业的角度感受到它带来的方便，并不知道这一技术可以应用到档案管理之中。所以为了尽快的推动计算机电子档案管理，必须使人们在源头上提高相关的意识。企业领导者应向下层负责人和工作人员传达在档案管理工作中应用计算机电子技术的要求，聘请专业人才进行宣传，讲明必要性和优势，完善相关的管理系统，以实现切实有效的计算机电子档案管理。

（二）加强相关的基础设施建设

物质基础是开展工作的先决条件，良好的基础设施建设能够使工作开展更加顺利有效。因此，在开展相关的计算机电子档案管理工作之前，对于将要用到的相关基础设施必须进行积极有效的建设和完善。可以从下面两个方面着手：一、投入更多的资金，保证基础设施硬件和软件配备完善，比如计算机、打印机、相关的档案管理系统软件等等，使企业拥有开展计算机电子档案管理工作的资格；二、加强相关辅设施的建设，例如培养或招纳专业人才对计算机进行维护、修理，为档案管理工作人员建设适宜的工作环境，建立相关的后备管理团队等等。只有做好了这些工作，才能够最大限度的推动计算机电子档案管理的实现与发展。

（三）对档案管理人员的综合素质提出更高要求

管理人员作为档案管理的一线工作者，他们的素质水平和能力高低将直接影响计算机电子档案管理工作的质量和效率，因此，为了满足工作的开展需求和确保工作顺利的展开，必须要注重管理人员综合素质的培养。具体措施包括以下几点：一、对现有的档案管理人员的工作进行考察、评估，及时淘汰不合格的工作者，根据工作人员的不同能力和特性进行合理的工作分配，并引进相关的高素质和高能力人才，以不断优化和完善人力资源结构，真正做到人尽其才，推动工作快速高质的开展；二、定期举办培训活动，对档案管理人员进行专业的培训教育，提高他们的工作能力和专业素养，这样既能够满足实际工作开展的要求，又能够帮助工作人员实现职业追求和人生价值，将人才和他们的工作有机的结合在一起，能够最大限度的发挥计算机电子档案管理的功效；三、鼓励档案管理工作人员进行自我学习，不断学习，拓展自己相关的专业知识，能力获得不断提高，这样才能够在工作中游刃有余，提高管理工作的效率和质量。

四、结语

计算机技术的迅猛发展和广泛应用使许多企业的经营管理实现了办公自动化，档案管理也应该紧随社会发展的脚步，用电子档案取代传统的纸质档案，在档案管理工作中应用计算机技术，不仅可以显著提高管理的效率和质量，实现人力资源的最大利用，更能够推动企业良性发展，从而推动社会、国家的发展和进步。

【参考文献】

[1]刘念.浅谈运用计算机加强档案管理的几点认识[J].乌鲁木齐成人教育学院学报，1998（02）

[2]曲健.谈计算机技术在档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2011（05）

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二、企业档案数字化管理的必要性

企业档案的数字化管理就是在企业的档案管理过程中使用先进的计算机技术把传统使用文字、数字和图片等纸质方式的存贮转变成数字信息储存。比如，指纹录制、照片记录以及档案管理系统等。对企业各类纸质档案进行数字化处理，为其建立集中数字档案馆势在必行，档案数字化管理，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。

三、企业档案数字化管理的应用分析

在信息社会中的档案数字化管理已经不再陌生。比如企业的人事管理，企业的财务管理企业自动化办公等等。数字化的企业档案管理模式不单单克服了传统企业档案管理中的人工查找困难以及查找方式局限性大的问题，还使得企业的档案管理更加的精细化。数字化的企业档案管理顺应社会发展的需要，但同时不能完全否定企业的纸质档案管理，比如企业的合同管理、文书档案管理，底图管理、工程档案等也需要保持传统的纸质管理作备份。因此，我们需要对企业档案中如何进行数字化管理以及数字化管理的具体内容进行确定。

四、企业档案数字化管理的优势分析

首先，企业档案的数字化管理大大地提高了企业的办公效率。数字化档案管理中使用的数据库比如EXCEL以及OA等，使得档案管理的工作更加的便捷。其次，数字化的档案管理对档案存储的原件保护措施得到了完善和增强。只要数字化系统中的硬盘设施不被破坏，数字化的档案将不受到影响。传统的新闻类档案、产品类档案的纸质保管也可以借鉴数字化档案管理的方法，做出数字化的信息，进而使得合同、新闻、产品档案管理更加的高效，同时提高档案的保护措施强度。

五、如何开展企业档案的数字化管理

（一）规范企业的档案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加强企业档案数字化管理过程中，需要逐渐使其规范化。所以，我们需要借助计算机等技术办法，使得人力资源以及数字化加工设备（扫描设备）的能力得到提升，并根据档案管理的内容和方式进行不断的探索，最终使得工作流程规范化。这是保障企业数字化档案管理的关键。以我单位的工程档案为例。使用的是双套双备的管理开发模式。在具体的实施中，把纸质的工程档案转化成电子档案进行存储，同时将电子档案上传到自动化系统数据库中。这样可以使得档案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要备份的电子档案和纸质档案进行双套备份，然后在纸质转化成电子的过程中还需要保持数字化的效果。使得数字化的档案管理工作更加的高效。例如大部分企业现在都利用内部局域网进行办公，文书档案已是在线归档，在线利用。再如：企业档案数字化一条龙服务模式。所谓数字化“一条龙”服务模式就是对企业各个部门整理或扫描的档案材料按顺序完成收集、整理、扫描（数字化）、消毒杀虫、数据备份等系列程序后，将纸质档案归档整编进入档案库，备份档案数据导入数字化档案服务器中，方便查阅利用。

（二）更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念。为了使得企业的数字化档案管理更加的具有高效率，需要培养专业的档案管理团队进行企业的数字化档案管理。如何进行档案管理人员的培养，并使得其管理水平得到提高是我们需要关注的重点问题。首先，要将企业的档案管理理念更新，并使得企业管理者的视野得到开阔。只有管理者充分重视企业的数字化档案管理，才能使得企业内部可以推行数字化的档案管理。数字化的档案管理技术也在大数据的促进下变得日新月异，因此档案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的数字化档案管理水平跟上时代的步伐，进而提高企业的档案管理水平。数字化与传统档案各有利弊，除去一些特殊情况如打官司等要传统纸质档案之外，数字化在利用的方便高效，是企业发展的趋势。

（三）充分地利用先进的计算机技术。计算机改变生活，网络使得人与人之间的距离逐渐缩短，查阅文件已经不需要去图书馆或者档案室中进行查询，只需要连上网络在档案数据库中进行检索。所以，企业档案的数字化管理要充分的利用计算机的便捷性，进而使得档案的查询和管理的流程逐渐变得高效率。但是，在此过程中，也需要注重企业档案数据库的安全保密工作。例如当前会计档案中的纸质发票在逐步转变成电子发票，这样使得发票报销程序更加的快捷。公司的工程档案与企业网络办公相融合，进行数字化的全程跟踪管理，使公司对工程的进展可以全面了解管控。

六、结语

综上所述，本文对企业档案的数字化管理进行分析，首先介绍了企业档案的数字化管理，接着对企业档案数字化管理的应用进行分析，然后提出如何开展企业档案的数字化管理。再具体执行过程中，需要规范企业的档案管理流程、更新传统的档案管理思路，转变档案管理的理念以及充分地利用先进的计算机技术。企业引进档案数字化管理时，需要跟进时展的步伐，提高企业数字化管理的水平，进而使得企业的档案管理的效率更高。

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1.1基层档案管理人员对档案管理现代化的认识不到位

大多数基层档案管理人员在以往的工作过程中是使用传统的方法来进行档案的管理的，在他们的工作过程中由于对工作理解的加深以及工作的熟练等原因已经在日常的工作过程中积累了一定的经验，取得了较大的进步，因此这些档案管理人员认为传统的档案管理方法已经十分先进，因此从内心地处档案管理现代化的使用。另一类的基层档案管理人员虽然不抵触档案管理现代化，但是对档案管理现代化的认识会出现问题，他们认为档案管理现代化就是买入一些先进的档案管理设备，例如计算机，光盘，微缩机等设备。但是在实际的使用过程中，大多数档案管理人员会因为缺乏档案管理现代化的培训而不会使用这些设备，因此在日常的档案管理工作中也就会将这些设备闲置下来，造成较大的损失。而且对于档案管理单位而言，也没有重视对于基层档案管理人员的培训工作，大多数基层档案管理人员就算已经了解到了档案管理现代化的一些知识，希望使用档案管理现代化来让工作更加有效率，但是由于工作经验以及专业知识的原因也无法很好地应用这些设备来进行档案管理现代化的工作。

1.2档案管理现代化的准备不充分

目前虽然一些档案管理部门已经开始进行档案管理现代化的普及工作，并且较多的基层档案管理工作人员也开始进行档案管理现代化的准备工作，但是以目前的情况来看进行档案管理现代化的准备工作仍然显得不充分。在一些档案管理部门中，档案管理人员已经开始使用采购的计算机等档案管理现代化设备进行档案管理的工作，但是由于进行档案管理现代化的过程中必须有着高质量的数据输入才能很好地实现，因此在这样的情况下，档案管理现代化工作人员在短期内无法进行很好的计算机数据输入，也就决定了在进行实际的档案管理现代化的工作中无法很好地进行档案管理工作。并且由于档案管理现代化工作所输入的数据量十分巨大，而且大多数是需要手工完成的，因此在准备不充分的情况下进行档案管理现代化的工作显然效果不好。

1.3档案管理现代化的标准不统一以及发展不平衡

在进行档案管理现代化的过程中，每个单位进行计算机的采购过程往往是不同的。一些单位采购的计算机价格实惠，但是性能较低，而且型号较老。另一些单位由于经济较为宽裕等原因采购的计算机都是新型的高性能计算机。在这样的情况下，由于计算机的型号性能等因素都不相同，因此在使用的过程中的通用性也就不好，大多数的数据由于这些原因无法共享，也就会缺乏一个全国性统一的标准档案管理系统。而且对于档案管理单位而言，一些单位使用档案管理现代化设备的发展也不平衡，虽然有的档案管理单位已经采购了高性能计算机，但是仍然有一些档案管理单位没有计算机用于档案管理现代化。这也是导致我国的档案馆在进行档案管理的过程中无法较好进行的一种主要原因。

2.如何解决档案管理现代化中的问题

2.1对基层档案管理人员进行定期培训

为了保障在进行设备采购后的档案管理现代化的质量，首先应该对基层档案管理人员进行培训。通过一系列的培训能够让档案管理人员名学应该如何使用计算机来进行档案管理的方法，同时也能够让基层档案管理人员能够明确档案管理现代化的内涵以及意义，从而能够让档案管理人员的专业技术得到较好的提升。同时在进行实际的培训过程中也需要让基层档案管理人员进行一定的实践活动，通过这些实践活动能够让档案管理人员明确在实际的档案管理过程中应该如何进行，并且对在使用计算机进行档案管理过程中的各种问题进行初步的了解，从而保证基层档案管理人员能够在实际的工作中较好的使用档案管理现代化设备来进行工作。并且对于一些不愿意使用档案管理现代化的基层档案管理人员要进行开导，让这些档案管理人员能够了解到档案管理现代化对于档案管理工作的意义。而且通过定期培训的方式，也能够帮助基层档案管理人员尽快的了解到在实际的工作过程中应该如何进行高效率的工作，对于一些在实际工作过程中容易出现的问题也需要提前对基层档案管理人员提出，以帮助基层档案管理人员明确在工作过程中可能会遇到的各种问题，因此在工作中就能够将这些问题着重的注意，避免问题的发生。同时对基层档案管理人员也需要做出一些档案管理重要性的宣教。

2.2加强档案管理现代化的准备工作

在对基层档案管理人员进行了一定的培训后，基层档案管理人员也就具有了一定的档案管理现代化的专业知识。在这这之后就需要做好档案管理现代化的准备工作。在进行准备工作的过程中，需要对档案的著录以及标引工作进行较好的完成，这主要是对档案信息进行更加深层次的加工，同时也是在进行档案管理现代化的过程中必不可少的一个环节。虽然在进行档案管理现代化的工作中会显得十分繁杂以及困难，但是这主要是为了较好的进行档案信息管理，如果要实现档案管理现代化，那么准备工作也就必不可少。在进行现代化准备的工作中，当地政府可以为档案馆准备一些现代化的档案管理设施，例如新型的电脑等管理设备。也可以采购一些关于档案现代化管理的书籍，挡住基层档案管理人员在遇到问题时也以及时的进行翻阅，将问题解答，避免出现较为严重的后果。在另一方面，针对基层档案管理人员在短时间内无法较好的学习到高级档案管理等情况，档案馆可以聘请一些有着丰富经验、并且在理论知识是也过硬的档案管理人员来对基层档案管理人员进行带教，在带教的过程中，基层档案管理人员可以通过观察有丰富经验的档案管理人员是如何进行档案管理的，并且从中学习到丰富的干干管理知识和经验，在日后的实际工作过程中也就能够更好的将这些理论知识进行使用。档案馆也需要注意，对基层档案管理人眼的考核工作需要达到要求，以避免带教工作无法起到应有效果的情况。

2.3进行档案管理现代化统一管理