档案管理的现状及对策范文

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Abstract: The archives as the human social activities real record, is the replacement of the progress of human civilization, but also an important part of the world cultural heritage. The author of this article discusses the current situation of archives management and corresponding countermeasures, for reference.

Key words: file management; problems; Countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

一、档案管理的现状及存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。

2.人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。

4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。

5.档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。

6.人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。

二、档案管理工作提出以下几点思考及对策

1.观念创新,使档案在服务中发挥经济效益(1)要管好档案、用好档案, 首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、 优化,整体的技术含量也在不断提高,生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品,为接收和管理好这一类科技档案,档案人员应转变观念,不要在办公室坐等,要主动请教有关技术人员,深入生产车间,熟悉了解生产经营工艺流程,弄懂技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”(2)要确立档案是资产的观念,在企业无论是科技、还是文书、声像、 会计档案,都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例,从设计试制到品牌的创立,无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,比如,星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂,发展到现在年产值几十亿元的规模,其创业的经验、历程,是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产,它除了具有企业无形资产的属性外,还具有专有性、地域性等公共属性。认识到档案是资产以后,就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产,就会下决心做好档案工作。

2.要讲究档案利用服务工作的艺术性。利用者在利用档案的过程中所产生的一系列心理活动，有积极的一面，也有消极的一面，档案服务工作者在适应利用者的积极心理和引导利用者的消极心理转化的过程中，有一个服务的技巧问题，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性。①应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。

所以服务场所布置的整齐、美观、庄重大方；阅览桌椅的安排应整齐、宽敞、高度适宜； 检索工具与参考资料柜等设备放置的合理、有序，便于查找室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感，如“吸烟请到休息室”等。总之，要调动一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静和适宜调卷、专心查阅和研究的宽松环境，使利用者得到一种整洁、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感觉。

3.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、 转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因， 登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、 脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。

4.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中， 档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整， 充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。

5.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作， 利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

6.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、 检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。

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一、主要性表现的方面

1.有利于开展教学活动，提高教学质量

教学档案是高校教学管理工作的真实记录，能详细、真实地展现教学工作的全貌，对促进和提高高校教学管理、教学质量有着重要的作用。校管理部门借助已分类的教学档案，进行各种教学设计、教学质量检查和毕业生状况调查，及时发现问题并提出改进措施。有了完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。

2.能为开展教学评估、规范科学办学提供重要材料

任何一所高校要接受本科教学工作水平评估，无论是评估的程序，还是各级指标体系的数据结论，其支撑材料都离不开原始的教学档案信息。教学档案是高校办学过程中积累起来的教学思想、教学实践、教学改革和研究等诸多活动的真实记录，是反映教学活动从制定计划、组织实施、结果控制到信息反馈、修正、整改的全过程，是学校发展史的真实记录和写照。教学档案是否完整和齐全,直接影响到教学评估的结果,其好坏直接准确地反映学校的教学管理水平,进而影响到本科教学评估的结论。

3.考核教师工作成绩，进行教学管理的重要依据

作为督查教学活动、规范教学行为主载体的教学档案，客观地记录了教师教学活动的历史情况，反映了教师的执教态度、行为和水平，因此高校档案管理还有检验教师是在按照教学基本要求严谨治学、是否在自己的专业领域中不断拓展与提高等重要作用。这些因素是考核教师知识水平和业务能力的根本条件。建立了教学档案可使考核消除“口与无凭”的障碍，使之有凭有据。

4.为制订有关决策和教学计划提供参考依据

因为教学档案是随着教学实践活动中形成的真实的历史记录，是一切公开和不公开的教学信息材料的汇集，能够准确、系统、全面地印证以往的教学活动和教学管理活动的情况。它收集了历年的教学计划、教学大纲、教学文件、合作办学、各种类型的教学会议、教材建设一体化方案等等，这些档案可以为领导进行科学决策，开展各项工作提供参考依据和咨询材料，可以帮助人们了解过去的历史，认清现状，开拓视野，预见未来，从中寻求学校发展的基本过程和规律，作出切实可行的科学决策，促进学校工作的发展。

二、高校教学档案管理现状

教学档案管理在学校工作中的作用如此重要，但就目前状况而言，我国的教学档案管理还存在着不少问题，发展还不完善。主要问题表现如下：

1.对档案管理工作的重要性认识不够，缺乏教学档案管理的意识

有的高校领导只重视教学工作和其他管理工作，而对发展基础之一的教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。还有些教学档案管理人员在不同程度上存在教学档案意识薄弱的现象，对教学档案的重要性缺乏足够的认识，致使教学档案建设和管理与其他工作不同步。另外，许多教学科研人员对档案管理工作认识不清，甚至对教学文件材料的归档持抵触态度，认为教学科研成果是自己在教学过程中产生的，应由自己保管；有的担心归档后使用起来不方便，不如自己保管，有关教学活动没有及时记录，没有形成文件材料归档或没有注意收集保存。

2.归档体制不够健全，档案管理制度不够完善

由于普通高校档案管理工作起步较晚，所以教学档案的管理制度存在一些缺陷：归档制度不健全、体制不完善，归档范围制定不够具体科学，只大致规定了一些需要归档的材料内容，而没有关于归档的时间要求和奖罚措施。这种归档制度，实际上是一纸空文，没有真正意义，引不起执行者的高度重视，有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、转阅，从不登记，有的不妥善保管，不用时也不归还，导致了相当一部分档案散存于个人手中没有及时收集、整理归档，使各职能部门和教学系部档案不齐全、不完整。

3.缺乏专业队伍

要做好教学档案管理工作，需要一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。但目前许多高校院系教学档案管理由教学秘书兼任，由于教学秘书日常事务繁杂，各项管理工作不断增加，根本就没有充足的时间来系统开展教学档案的管理。有的高校虽然有专职管理人员，但由于缺乏专项培训经费，外出学习培训少，不能很好的学习和掌握利用现代新技术管理手段。这些都会给教学档案管理带来很大不利。

4.教学档案材料管理手段落后，数字信息化水平偏低

21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对档案管理工作提出了新的挑战。可是多数高校教学档案管理现代化手段还处于起步阶段，目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低，档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下，不能适应高校本科教学评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的教学档案数量成倍增加，如果不利用信息化手段，就很难适应形势发展的新要求。

三、对策和建议

教学档案关系到能否为学校教学、科研、教学评估、教学的规范化管理等方面提供完整系统的档案信息资源，满足提高教学质量及社会各方面对教学档案的特殊需要。针对高校教学档案管理中存在的问题，高校应结合自身的实际情况以评估为契机，完善高校教学档案建设、根据档案管理在学校教学中的重要作用以及存在的一些问题，下面提出一些对策和建议：

1.引起领导重视，加强全院教职工的教学档案管理意识

高校教学档案工作的质量取决于领导对它的重视程度。作为院系领导，首先要克服档案人员和档案管理工作可有可无的思想，要把其真正纳入学校教学工作计划，列入主管领导议事日程，重视档案人员的配备，保持管理队伍的相对稳定性。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识。学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。档案形成者的档案意识与档案质量有着密切的关系，要在全校范围内全面深入反复地进行教学档案工作意识的教育，增强领导和广大教职工的档案意识和档案法制观念。

2.建立和完善高校教学档案管理制度，提高管理质量

教学档案管理是一项技术性、专业性很强的工作，应当有相应的技术规程。高校必须完善教学档案管理的各项规章制度，进一步明确教学档案工作者的职责，明确教学档案归档范围，形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，实现档案工作标准化，确保档案管理的科学性。另外，学校档案部门要加强对院系档案工作的指导与业务的培训，定期开展对基础档案工作的督查，建立一套科学、合理、严密、规范的管理制度，加强院系教学档案工作的规范化建设。

3.稳定教学档案管理人员队伍，提高业务素质

当前教学管理队伍建设的一个重要的方面就是稳定管理人员队伍，建立“以人为本”的激励机制，关心支持档案管理人员的工作，把档案建设情况纳入考评项目，作为评优的主要依据之一，保证教学档案管理人员的相对稳定。教学档案管理人员的素质直接关系到教学档案工作质量。高校教学档案管理人员要充分利用现代化管理技术，实现档案信息数字化和网络化。这就需要档案人员进行系统的专业知识、现代化技术设备知识和先进管理软件知识学习培训，熟练掌握适应档案工作需要的计算机、扫描仪、打印机、刻录机等硬件设备的操作技术，以保证档案信息化建设的实施，提高档案信息服务的质量。

4.加强教学档案的数字化和网络化建设，不断提高服务质量

目前计算机的广泛应用和互联网的高速发展，促使档案管理也要跟上时代的步伐，必须积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，打破纸质档案一统天下的局面，逐步形成纸质档案、声像档案、电子档案并存的新格局，利用新技术和手段管理档案是档案事业发展的必然趋势，也是提高档案管理水平和档案管理工作的一项重大措施。

总之，高校教学档案工作的质量与水平是衡量学校教学管理和教育质量的重要标志之一。是开展教学改革、评估教学管理工作的重要依据。加强教学档案管理工作对于加强教学管理、提高教学质量和开展教学研究有着非常重要的意义。只有通过全体工作人员的共同努力，才能收到良好的效果。

参考文献：

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[4]刘洋.试析高校教学档案管理的现状[J].世纪桥,2008/08.

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档案基础工作的标准化和规范化是实现档案管理信息化的首要条件。现阶段，我国档案管理工作仍处在发展阶段，信息系统和网络建设的配合使用方面有待完善，档案信息的规范性较差，缺乏全面统一的实施标准，档案管理网络化相对滞后，很难实现信息共享和开发。部分部门的档案管理工作采用了国家管理标准，设置了计算机网络管理数据库，但由于硬件设施不完备，经常出现不兼容的现象，大大降低了数据库的使用功能。

（二）技术力量滞后

档案管理工作人员在档案信息资源的管理工作中起主导作用。档案信息资源的管理工作的好坏与工作人员的素质有很大的关系，档案信息资料收集、整理的各个方面都离不开档案工作人员的参与。档案管理信息化不但要求档案管理工作人员具有先进的专业水平，还要具备高尚的职业道德。现阶段，我国高技术档案管理人才较匮乏，大部分从业的档案管理人员专业水平偏低，不能较好地使用计算机技术，致使现代化设备不能发挥作用，这严重阻碍了我国档案管理信息化的发展。此外，档案管理部门多属于不直接创造价值的部分，无法创造较高的经济效益，无法吸引高端人才。

（三）档案管理软件通用性较差

随着网络技术的不断发展，很多部门都意识到档案管理软件在档案管理工作中的优越性，并已在工作中实施软件管理。但由于档案管理软件各具特色，各部门进行选择时都会根据本部门档案资料的内容选择最适宜的软件，这就导致了各部门间的档案管理软件不统一，档案管理软件不能互用，资源共享性较差，不利于档案信息化管理，这就在很大程度上制约了档案信息网络化的进程。

二、实现档案管理网络化的意义

（一）丰富档案管理内容

众所周知，传统的档案管理均是以信息库、数据库的模式进行管理。网络技术的出现，使得档案管理模式发生了改变，除了可以存储纸质档案外，还包括声音、图像、视频等，使得信息存储更加完善，丰富了档案管理内容，更方便读者使用。

（二）节省时间，提高工作效率

传统的档案管理工作是繁琐复杂的手工操作，档案管理网络化的实施，能使档案管理工作人员从传统的手工操作中解脱出来，节省了工作时间，提高了工作效率，使档案管理工作更具规范性和准确性。

（三）解决了档案管理的时空限制问题

档案信息化管理是采用先进技术和手段进行档案资料的制作、传输、储存和检索工作，为档案管理提供便捷、快速的信息平台，通过网络可以跨空间和时间获取资料，从根本上解决了档案管理的时空限制问题。同时，档案的信息化管理还能解决不同年代、不同形式的档案资料间的查询获取。

（四）满足使用者的需求

档案资料的使用者分布于社会各行各业中，档案资料的使用需求各不相同，档案管理网络化平台的构建，为档案资料使用者提高了方便、快捷的档案查找方式，搜索到的档案更具有针对性和全面性，满足了不同使用者对档案的需求，提高了档案管理的效率。

三、现阶段加强档案管理工作的措施

（一）创新网络环境下档案管理的理念

档案管理信息化的实现必须具备较先进的硬件设备，通过网络技术实现数字管理模式。档案管理部门要不断更新档案管理设施，采用高新技术更加快捷地向档案使用者传递档案服务信息，更好地满足公众的需要，从而增强网络化服务的建设。信息技术和网络技术的迅猛发展不断地影响着传统档案管理的理念，现代档案管理工作不但要完善档案管理的硬件设备，还要不断创新服务理念，以便更好地为公众服务。

（二）加强档案标准化建设

现阶段，缺乏统一标准的档案管理工作严重制约了我国档案管理事业的发展。档案信息的网络化管理要求档案信息管理的规范化与标准化，这就要求相关部门在档案管理工作中采用标准化管理方式，有国家的标准按照国家档案管理标准进行档案管理，没有国家标准的参照本行业的档案管理标准进行，建立具有国家标准或行业标准的档案信息管理数据库，推动档案信息网络化管理工作的不断发展。

（三）增强网络档案安全性

档案信息管理的网络化增加了档案信息的不安全性，为了确保网络档案的安全性，必须完善相关法律，加强档案网络法律体系的建设，改善档案网络环境，保证档案网络信息资源可以做到以法律法规为依据，合理对公众进行开放，完善网络档案信息资源建设。

（四）提高档案管理人员素质

我国的档案管理事业要想顺利地从传统的档案管理模式转变为现代网络管理模式，最重要的因素就是要提高档案管理人员的素质，不断培养和充实档案管理技术人才队伍。要求档案管理人员不但要精通传统的档案业务，还要尽快掌握自动化网络技术，采用标准化的管理模式，创新服务理念，更好地为档案使用者服务，真正成为信息和知识的导航员。具体应具备以下几点素质要求：

1.专业素质

档案管理人员的专业素质直接影响了档案工作的好坏，因此，做好新时期的档案管理工作首先要重视并强化对档案管理人员基本专业素质培养。档案管理人员要精通档案专业的基础理论和工作方法，顺利地将档案管理从传统文献资料管理向数字化的信息资料管理转移，不断提高自己的理论水平和分析判断能力，对接收、整理编目的档案要做好分类管理工作。其次，要加强档案管理人员的现代化管理能力，加强纸质文件和电子档案的归档能力。此外，还要注重档案管理人员的综合素质培养，要求档案人员能够熟练掌握和使用一门外语，提高处理外文资料的利用率；加强对档案管理人员的计算机能力培训，使其具备对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力。

2.创新素质

创新素质是由一个人的创新理想、意志、毅力、胆识、动机、自信、兴趣以及风险精神和拼搏精神等因素组成的品格。它是一种积极探索的心理取向，是一种积极改变自己、适应环境的应变能力。作为网络时代的档案管理工作人员，必须主动学习和运用新的思维方法去解决档案工作出现的新情况、新问题，积极利用网络时代的先进技术和方法，努力提高创新素质和能力，以适应新时期档案管理工作的发展。

3.道德素质

档案管理人员要树立正确的世界观、人生观、价值观，还需要良好的职业道德和敬业精神。努力做好档案需求者的需求服务工作，使档案馆的文献信息资源得到充分的开发利用。

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经笔者调查了解，我国公立医院大部分都是建国前后建立起来的，2009年我国举行庆祝了建国六十周年，那么这些建国期间和之后成立的医院都会相当看重建院六十周年庆祝活动，其中我院也在其列。作为一名建院六十周年活动的参与者，我对医院档案管理的重要性有了更深一步的体味。

医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院历史的真实记录，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，分析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好医院档案管理工作。现就基层医院档案管理的现状与对策谈一下笔者的看法和观点。

1 医院档案管理工作的现状

1.1 档案管理工作没有得到足够重视，管理人员素质有待提高。

档案是医院历史原貌最原始、最真实的记录，而任何一个医院的发展都离不开历史，要想了解医院一步步的发展状况，就必须通过查阅档案资料。在我了解的一些医院建院六十周年查阅历史档案过程中，就不是很尽人意，存在的空白太多，很多历史只有靠我们的长者回忆，但现在刚建院时的人健在的就已经不多。究其原因就是档案管理工作没有得到各级领导，档案管理人员的责任意识缺乏。不过，近些年这一现象在逐步得到缓解。

1.2 档案管理制度不健全，档案收集效率不高。

在医院管理中，医院制定了适用于本院的、较为健全的医院医疗、人事、行政、后勤管理制度，而涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

1.3 对医院档案内容界定不清，管理范围不明。

到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度标准。随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。医院在管理档案时，由于还没有统一的管理标准和模式，医院根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。

1.4 档案意识不强，档案利用率较低。

对档案管理方面的认识还较淡薄，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.5 档案管理分散，不利于档案的完整和安全。

各科室分散管理，不便于综合利用，不利于档案的完整和安全。每个科室都要有人兼管保存，重复保存，造成人力、物力和空间的浪费。

1.6 档案管理人员业务水平不高。

档案知识欠缺在医院人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

1.7 档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。

有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的广泛运用，医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的却较少，一些档案工作还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。

2 加强医院档案管理工作的看法和对策

2.1 站到历史的高度，重视档案管理工作。

俗话说：铁打的营房，流水的兵。我们各级、各届领导、工作人员要站在对历史高度负责的态度上，不仅是要重视本级、本届的档案工作，还要收集整理历史资料，要做到“上对得起祖宗，下对得起子孙后代”。

2.2 加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性。

大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

2.3 档案只能集中统一管理，不能分散管理。

运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理,这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。

2.4 建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度。

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.5 加强培训、结合实践，提高档案管理人员素质。

档案管理人员素质直接影响档案管理水平，医院要将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

2.6 加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理。

加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容;另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

2.7 建立医院档案三级网络管理模式，为档案的开发利用提供可靠依据。

由医院院长或副院长直接分管，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门的档案工作；有利于档案的收集和利用；有利于解决档案综合管理中的人员、经费、设备等问题；有利于医院档案的安全、完整，为医院档案的开发利用提供可靠依据。

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中医药是我国三大国粹之一，也是我国人民长期同疾病作斗争的经验的总结，更是祖国医学成就光辉灿烂的结晶。在中医学发展史上出现了譬如扁鹊、张仲景等一大批老中医。他们一方面继承前人的经验，另一方面在实践中积累丰富的经验，对祖国中医学的法杖做出了巨大的贡献。对现代社会而言，针对中医执业医师在从事中医医疗、教学、科研等各项工作和活动中形成的档案进行有效的管理，不仅能够有效发挥中医的优势特长，推进医院中医药资源的开发和利用，更能够推进我国医疗事业的快速发展。在此背景下对我国中医档案管理进行研究有着极为重要的意义。

1中医档案管理的现状

随着科学技术的快速发展，中医档案管理已经进入了一个全新的网络时代，但是总体来讲由于我国对于中医档案管理不够重视、投入较少，最终导致了中医档案管理过程中出现了很多问题。

1.1没有建立反映中医优势特长的专门的中医档案门类 我国的中医博大精深，特别是在治疗慢性病方面有着独特的功效，但是由于缺乏有效的管理和保护，很多验方被束之高阁或者被历史湮没，而且越来越多的验方面临着失传。因此，就目前而言，发掘、整理与研究民间验有着重要意义[1]。这样可以有效的拯救一批濒临失传验方，使我国中医更好地为患者服务，进而进一步推动中医药科学的发展。

1.2缺乏系统收集中医档案的制度和机制 很多中医档案管理人员对于中医的临床经验、秘方从来没有进行系统的收集和整理，这就导致大量的中医资源丢失[2]。

1.3中医档案管理意识薄弱 首先是档案管理人员尤其是领导对中医档案的管理没有给予重视。其次是缺乏必要的宣传，很多中医对中医档案管理的意识不够强。最后是档案管理人员专业素质不够。

1.4中医档案管理信息化程度有待提高 中医是我国的传统文化重要组成部分，很多人仍然保持一种用传统方法管理传统文化的观念，不愿意借助现代化的信息手段。这就导致了很多中医档案的收集、编辑及录入等工作都要靠手写来完成，工作量特别大，严重的影响了我国中医事业的发展[3]。

2加强中医档案管理的措施及对策

面对飞速发展与创新的信息观念和信息技术的冲击， 我国档案管理工作要适应新的变化和发展， 更好的为教学、科研服务， 最大限度的满足患者要求，就必须从以下几个方面对我国中医档案管理工作进行完善。

2.1建立反映中医优势特长的专门的中医档案门类 国家中医药管理局颁布的《中医药档案管理暂行办法》明确提出"各级中医药部门要建立归档制度，以保证医疗，教学、科研、生产、行政管理等项工作都有完整、准确、系统的归档材料。"这就要求我国的中医档案管理部门及人员不仅要建立中医药档案，更要进行必要的分类、归档处理，建立专门的中医档案[4]。

2.2建立系统收集中医档案的制度和机制 中医档案管理部门及人员要积极对中医的临床经验和秘方进行收集和整理。一方面中医档案及医院其他档案应该尽量详细的记载老中医们优秀的学术思想、临床经验和中医手法治疗等资料，另一方面可以鼓励他们教授学生、进行相关的科研工作，并为他们进行的工作提供便利。

2.3提高中医档案管理相关人员的素质 定期对中医档案管理人员进行培训，通过培训使档案管理人员认识到不及时收集中医档案信息，不通过行之有效的管理方式和方法，就有可能造成中医档案信息的丢失[5]。另一方面也要让医院工作人员充分认识到档案的价值，自主移交档案资料，保证档案材料的齐全完整。针对老中医而言，档案管理人员要通过宣传、沟通、讲解，使他们逐渐认识到名中医档案收集归档是对历史负责、对现实工作负责的一项严肃工作，取得他们充分地理解和支持[6]。

2.4加强中医档案管理信息化建设 目前很多医院都在利用HIS系统对本院的病例等信息进行有效管理，这样有效节省了人力、物力和财力。中医档案管理部门也可以参照HIS系统研发类似的档案管理系统，依靠该系统提供高速度、高效率、实时与及时的计算及信息处理能力，实现海量数据的处理[7]。信息化建设既是中医药走向现代化的必由之路，也是档案信息化创新和发展的新途径。

参考文献：

[1]佘霞.浅谈如何提高中医档案管理水平[J].河北中医，2010（4）：635-636.

[2]任晓.加强名中医档案的开发和利用[J].城建档案，2010（2）：51-53.

[3]孙艳秋，吴磊，刘建平.基于网格的名老中医档案的数据挖掘的研究[J].兰台世界，2009（11）：14-15.

[4]冯泽伦，杨才勇，郑砾.对现代医学档案馆服务创新的几思考[J].西南军医，2006，8（4）：100.