对档案管理的建议范文

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【中图分类号】G647        【文献标识码】A         【文章编号】1674-4810（2015）31-0130-02 

数据化信息时代的到来，使各个单位的文件档案管理工作面临前所未有的变革和发展。尤其是高等教育单位，文件档案管理工作的重要性和繁重性以及高校与其他单位的紧密联系决定其必须加快信息化建设步伐，改变工作方式及提高工作效率以适应大数据时代的要求。 

目前，高校正逐步实现文件档案管理信息化，包括教务系统、财务系统、通知发文、其他各项审批手续等。这些信息是高校进行教学、科研、管理的依据，对高校本身的发展及社会的进步都具有重要价值。科学归档、合理保存重要信息关系到高校有价值的历史资料的长期保存。建立健全电子文件档案管理机制，是高校档案部门和档案工作者责无旁贷的任务。尤其是文件档案初始信息的管理，作为整个文件档案管理工作的基础和关键，必须引起相关人员的高度重视。 

高校信息化建设，由于缺乏系统化、规范化，其发展进程缓慢。因缺乏统一规范化的指导，各部门虽都建立了自己的业务系统，但缺乏有效的系统集成，使得信息无法在一定层面上共享，导致各部门间信息的重复录入保存，甚至出现同一信息各部门更新状态不一致的现象，影响信息的实时性和准确性，严重制约着高校的发展。同时，由于电子文件的数据信息具有易流失、易更改等特点，文件内容、结构和背景信息出现差错的可能性比纸质文件要大得多。高校信息化管理不完善，权限不明确，缺乏监管机制，也是导致信息缺乏准确性的原因之一。另外，受传统归档思想影响，高校更侧重于纸质文件归档模式，纸质文件归档与电子信息化进程不同步的现象也经常出现。 

针对以上问题，对高校文件档案管理提出以下建议。 

一 建立高校信息化建设的系统化、规范化管理制度 

实施科学合理的文件档案管理目的在于精确有效的利用以及永久性保存的适时利用。目前，高校信息化建设的管理较为混乱，权责不明确，缺乏统一管理的制度标准。 

《高等学校档案管理办法》第十六条规定，档案归档实行部门立卷，即由档案材料产生部门进行立卷。档案馆进行归档保存前，需通过数据审核，即部门用户也就是立档人进行确认，确认后才能接收、打印、归档保存。这样可以解决由于人为因素导致的电子数据与纸质档案不一致的问题。从学校层面建立信息化建设的整体规范化制度，明确各部门的职能权限，为各部门信息化业务系统的建立提供导向，最好能够提供标准化建设流程及细节要求，使各部门完成信息化建设有章可循、有据可依。因此，针对文件档案的特点，从档案的形成、收集、整理、归档、保存等各个环节明确相关部门管理规范及职责范围显得尤其重要。 

二 对高校各部门业务系统进行系统化、规范化集成 

传统各部门业务系统的集成方式多为点对点的紧耦合对接方式，当业务系统需要更改或者升级时，就会显得非常脆弱。应根据高校各部门的业务特点，建设集成化的高校档案资源管理系统，在不改变学校现有的应用系统的基础上，实现资源共享和电子数据实时归档，解决各部门之间的“信息孤岛”现象。 

以江苏某高校为例，其科技部门统计的各位老师的科研成果等信息应和本人的人事信息关联起来，形成以管理服务对象为导向的管理服务模式，这样可以保证信息的完整性和唯一性。同样，该高校财务报销系统中，实验材料类的财务报销应和固定资产及办公用品等其他类别的报销一样，实现报销进程信息共享并且可跟踪。这样可以避免纸质材料上交后出现无法了解报销进展的情况。尤其是可以避免因报销过程中缺乏及时有效的沟通导致不符合规范的单据一直处于未被处理状态而错过年度内报销时机。 

三 坚持信息资源的全程管理和前端控制 

现行文件档案管理的质量直接决定其管理的成败，因此要求档案管理部门必须积极进行文件的前端控制和全过程管理。若要防止信息失误、控制差错，需重视信息建立的初始阶段。高校对文件电子格式、数字信息凭证等要求必须在文件形成之初就严格加以规范，以确保档案自身质量及管理质量，避免无意义的重复劳动。只有这样，才能防止电子文件在运行和利用过程中遭到篡改或破坏。同时也可以减少重复作业和滞后作业，优化管理功能，提高系统管理效率。 

四 加强相关管理人员的素质培养 

人才的选择和培养是管理体系中最为重要的环节。管理人员素质的高低将直接影响高校档案管理信息化的水平。所以，一要注意招聘一支有档案管理知识、有档案管理专业技术的人才来壮大档案管理队伍。二要定期对档案管理人员进行考核培训。培养电子文件档案管理人才，必须结合实际工作内容的需要，顺应未来发展趋势，紧密联系工作内容对不同层次人才的不同需求，因需施教，注重实效，学以致用。要重视职业道德的培养以及相关基础知识的培训。例如，财务信息、人事信息、国有资产信息等实际管理工作技能的训练，根据有关要求对文件进行数字化处理、录入、明确阅读权限，适时上传给相关领导进行审核，做好电子文件档案的管理、维护等日常工作。 

具体办事人员素质的提高必不可少，整个管理队伍的统筹调配也需重视。因此，要明确各工作内容的分管领导，确定文件档案的报送员和审核员，文件审核员一般由本单位分管领导或办公室主任、秘书科长等担任，对上报的文件进行审核把关，以便正常开展工作，确保电子文件档案的安全保管。 

同时，根据各部门的实际情况建立一定的激励制度可以创造良好的竞争氛围，使相关人员主动提高自身素质，确保文件档案管理工作的高效、有序进行。 

总之，文件档案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，实行信息化管理是高校未来发展的必然趋势。重视高校文件档案管理中存在的问题，努力探寻切实可行的解决办法，是高校管理者应有的姿态。为了保证高校文件档案管理工作的稳定发展，使高校信息化建设走上一个新台阶，我们需要综合各方面的建议，结合高校实际情况，不断实践、改进，形成具有自身特色的信息化建设和管理的道路。 

参考文献 

[1]刘劲松.高校档案信息资源管理刍议[J].华章，2013（23） 

[2]余红叶.基于文档一体化管理的高校档案信息化建设分析[J].大众文艺，2013（8） 

[3]符昌慧.高校电子文件归档管理情况分析及对策[J].档案与建设，2015（2） 

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随着我国城市化进程的加快，城建档案工作越来越受到关注。其作为城市建设与发展的真实记录，客观的反映着城建过程中的进步与问题，对于城市未来规划建设提供了重要的参考依据。随着城建档案的日已收到广发关注，以及档案信息的形式越来越多，加强对于城建档案的管理十分必要。

一、城建档案在城市建设中的作用分析

1.城建档案在城市规划、城市建设以及城市管理中的作用

在城市规划的制定中，必须以记载着城市在建设中所形成的档案资料为基础进行规划的制定。以城市建设中所进行的旧城区改造为例，如果缺乏有效的城建档案作为资料借鉴，那么就会增加旧城区改造工作的难度。同样的，具有系统与可靠的城建档案资料对城市建设以及城市管理也有着重要的作用。以地下管线工程为例，如果在城市建设中不注意地下管线档案的管理，就会加大地下管线管网普查的工作难度，甚至会给地下管网管理带来不必要的麻烦。

2、城建档案在人们生活与工作秩序方面的作用

城建档案不止对城市规划以及城市建设等政府管理产生影响，同样的也对人们的日常生活与工作产生不可低估的影响。对于人们来说，人们的日常生活工作离不开水、电、通信、住房以及交通等等基础设施，确保这些基础设施档案的完整性与系统性，对保证人们日常工作生活的正常运行有着不可取代的作用。

3、城建档案在防灾抗灾方面的作用

对于城市管理来说，不可避免的会出现地震之类的自然灾害。在汶川地震中，四川灾区的城建档案管理部门就极好的发挥了城建档案在救灾方面的作用。除此以外，城建档案在防灾方面所具有的作用也是不可取代的。

这是由城建档案本身作为城市规划与城市基础建设的历史记录资料的本质所决定的。除此以外，城建档案本身也是重要的科研资料，城建档案不仅仅能为城市建设、城市管理以及城市规划等等提供必要的科研资料，更为城市科学的理论研究与实践应用提供重要的基础性资料。

二、目前城建档案管理存在的一些难点问题

1、缺乏档案意识，无法及时准确建档

在城市建设如此快速发展的今天，我们的城建档案管理部门，严重缺乏城建档案的管理意识，对城建档案管理不够重视，在加上缺乏专业档案管理人员，建档不及时、资料收集不全面、编排维护不到位，甚至根本就不建档，工作往往就是走走形式而已，应付差事罢了，严重的影响了城建档案管理工作的顺利进行，结果会给城市的发展带来不可估量的危害。

2、管理方式、技术陈旧落后，缺乏系统性

现在许多城市的城建档案管理部门，还都是一些陈旧的管理模式，都是旧体制留下的一些制度，管理技术基本还停留在纸质实体进档，虽然也开始使用计算机管理，但管理的模式依然还是传统的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。本来就没有系统的管理模式，再加上技术的落后，导致在城建档案管理十分混乱。

3、档案管理人员缺乏专业管理技能、自身素质低

目前的城建档案管理人员，大都是以前从一些其它岗位上，由于一些原因，而进到这个部门工作的，本身专业素质低、技能差，对档案管理知识知之甚少，责任心不强等，在这管理已经走向电子信息管理时代的今天，他们是根本无法适应如此快速发展的需要，大大阻碍了城建档案工作的顺利发展。

4、管理人员断档、缺失严重

城建档案管理工作本身固有的特点，是现如今年轻人都无法喜欢和选择的。首先，工作重复性劳动极高，劳动强度过大;其次收集资料、建档整理这样的性质工作特别枯燥、、忙心、繁琐;再有就是这事职业病高发的工作，其工作特点极易引发腰椎、颈椎疾病。这样的工作基本没有人愿意干，老的员工退休的退休、转行的转行，留下了的很少，而且没有工作热情。大学生都觉得这样工作没有激情、没有创造、没有发展都不愿意选择这工作，人员缺失、断档也就成为这工作一个普遍的现象。

5、城建档案管理相应的法律法规不够完善

国家近些年相继颁布了一些城建档案管理方面的法律法规，也对其管理发展起到了积极的推动作用，但是这还远远不够。从大局统一的角度看，我们还没有真正的形成完整的管理体系，中央与地方法规不一致;城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的冲突及矛盾;城建档案工作现已经成为全国规模的事业体系，但是其在立法方面却非常缓慢，无法跟上工作发展的需要。

三、加强城建档案管理的对策与建议

1、以思想为根本，高度重视城建档案管理

想要加强城建档案管理，就需要在思想上高度重视城建档案管理工作。城建档案管理需要从长期谋略和监督检查两方面做好。对于长期谋略，首先需要在高度重视的基础，将档案管理与城市建设相融合，共同谋略、共同发展，让城市建设工作做到日益完善的同时档案管理工作也能够尽量完善化。做好这方面的工作城建档案管理部门需要制定相应的工作计划，以此确保在城建档案管理工作中能够得到有效地保障。对于监督检查，它是工作落实的前提，监督检查应该归纳于整体部门的考核体系，以科学严谨的态度考核工作人员的绩效，对优秀的员工进行物质上和精神上的奖励与鼓舞，让他们能够充分地激发出工作的积极性与创新性。

2、加快新技术应用、创新管理

社会的发展已近进入高科技信息化时代，各行各业都在加大高科技的投入和应用，不但提高了工作效率，也提高经济效益。我们已经落后的城建档案管理工作如今更要就快我们的步伐，对传统的管理模式进行优化制定大胆、创新管理模式，果断的加大各方面的投入，从人员的配备、设备的更新、网络的建设等不断的完善，坚持‘用户为中心’的原则，应用先进的档案管理技术，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。

3、加强队伍建设、提高专业技能

领导的重视、创新的管理，还需要过硬的队伍。城建档案管理工作从内容、方式方法直到技术都在改变，这样不断的变化对管理人员的各项要求就在不断的提高，要想打造一支过得硬的管理队伍，我们要做好以下几点:

(1)制定完善的培训制度，‘走出去、请进来’相结合，快速的提高我们管理人员的业务素质和专业技能;(2)强化服务意识，注重职业道德培养;(3)提高管理人员各项待遇，留住管理人才;(4)积极招入专业的技术人才，管理人员合理配置，明确分工、各尽其责。

4、加强横向联合、适时维护更新、充分开发利用

城建档案对城市发展的作用是至关重要的，想关单位都要积极的行动起来，主动配合，提供准确、全面、真实的资料，这样才会使城建档案资料才能够更好的得到利用;再有相关单位之间相互联手，统一合作、真正实现资源共享，为城建档案资料的交流提供可靠便捷的平台。

5、加快完善和健全城建档案管理相关的法律法规

从中央到地方，各级城建档案管理部门，都要以中央出台的对城建档案管理的政策为主导，加快完善和健全其相关的法律法规。积极做好各项工作的规划，组织相关各级人员认真学习，在实际工作中全面落实，逐步的把城建档案管理纳入法制的轨道上。

6、做好城建档案管理工作的监督

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[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02

医院科研档案指医院科研工作人员在从事医学研究过程中产生的具备科研价值的各种体裁的信息资料。医院科研档案管理是医院科研管理工作的重要组成部分，支撑医院工作和科研的可持续发展。对科研档案的科学管理有助于医院科研水平的提升和医学事业的发展。

1 医院科研档案管理特点

医院科研档案是承载医学知识的主体，内含大量丰富的科研信息，是医学研究活动所产生的结晶，是开展后续医疗、医学教育、科研的重要资源，具有极高的保存价值。然而基于医学研究的特殊性，其科研档案具备一些特殊性。

1.1 归档周期长

科研档案的归档周期与科研项目的执行时间相关，医学课题立项到结束的时间相比较一般科研项目要长，一般的研究项目在2～3年，重大项目在3～5年或更长时间。针对一个项目的资料，涉及的内容随着课题时间的长度增加而增多，资料在项目执行期间的归档连续性强。档案的保存时间则更具应用的价值而不同，一般保存至少30年，重要资料则永久保存[1]。

1.2 专业性强，交叉多

医学项目研究以专题进行研究，每个专题内容专业性强，同时医学研究涉及面广，往往都是多学科、多专题交叉，必须通过综合研究、多领域多角度的去论证。

1.3 体裁不一

医学科研资料不同一般学科，其体裁相对丰富，不仅有纸质文档（病历、手稿等），还有医疗过程中所产生的胶片、图像、音像影像资料等等[2]。

2 医院科研档案管理现状

2.1 缺乏档案管理资源

在当代高速发展经济的社会形势下，往往会对于不能够直接带来经济效益的部门，我国的企事业单位，都未给予重视，所以医院档案管理资源相当紧缺。没有专门的场馆和部门来对科研资料进行收集和归档，仅仅只是靠各科研项目组对本组的资料进行整理，其整理方式往往都是极度简易且不科学的，对于资料的二次利用是极大阻碍。

2.2 缺乏完善的档案管理制度

档案的建立需要一整套制度来支持，需要在科研项目执行过程中的每一个环节同步进行，才能建立健全科研档案。然而现在的状况是资料在项目执行的过程中，因为记录不完整、收集不及时、归档不准确等等而造成档案缺失或内容不完整，缺乏相应的制度来对此类问题进行规范。

2.3 缺乏档案管理意识

医学科研项目执行过程中，工作者缺乏档案管理意识，对于原始资料、文件、图像等的收集意识淡薄，而导致档案管理过程中出现阻碍，影响科研档案的管理。部分的科研工作者只是对项目申请和提交，这一头一尾的事情特别热衷，而对于科研过程中的每一个细节，却甚少关心，对于研究过程中的原始资料的积累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿将资料移交档案管理人员来处理[3]。

2.4 科研档案的管理落后、利用率低

尽管现在计算机技术发达到无法想象，但是由于对于档案管理的不重视，相应的投入也就欠缺，现行的档案管理方案依旧是人工操作为主，计算机的应用几乎为零。而人工操作必然带来档案二次利用率低下，无法高速推进医学科研前进。

3 医院科研档案管理关键点及完善方案

针对以上一些存在的问题，为改善我国医院科研档案管理情况，提高档案管理质量和效率，特提出以下几点方案。

3.1 大力推广科研档案管理

档案管理对于科研工作来说是非常重要和必要的一个环节，不仅仅是对现有资料的收集整理，更是为后续科研提供源源动力打下坚实基础，为提升医院实力做出贡献。推广科研档案管理，不仅仅是要求医院的各个科研小组使用档案管理系统，更要各个科研小组的管理人员形成档案管理意识，从思想上意识到科研档案管理的重要性，在科研的每一个环节中都及时、准确地去记录和收集科研资料并归档，才能更完整、更高效地实行科研档案管理。

3.2 提高档案管理投入，引进专业人才

投入资金建立档案管理室，引进优秀的专业人才来对资料进行整理和归档是实现医院档案管理的必备条件，如果一个医院想要建立完善的档案管理系统，而缺乏相应的投入，是无法实现这一目标的。专门的档案管理部门和专人管理对于整个医院的科研工作将起着剂的作用。专业化档案馆的建立，能够提升医院所有科研工作者对于科研档案管理的意识，进而更好地促进档案管理工作的进行，而专业的档案管理人才则从专业的角度实现档案管理的高水平运作，确保档案管理工作的高质量完成。

3.3 建立健全科研档案管理制度

科研档案管理的工作机制和工作方式需要建立健全，并不断创新，从而使科研档案工作充满生机，通过合理有效的积累和完善科研档案信息资源来实现医院科研档案管理的可持续发展。建立完善的科研档案管理制度即要实现一整套行之有效的方案来管理科研资料，做到高效归档、高利用率，同时也能满足其他特殊要求，如保密性、协同性等。从医院院长到档案馆，再到科研一线员工，形成一个档案管理网络，通过集中统一的管理、行政监督来实现档案管理的准确有效。档案管理部门与科研项目小组相互交流，档案管理人员能够准确地了解项目进展情况，督促和指导科研工作人员完成档案管理工作。

3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率

应该摆脱以前的手工归档方式，应加大科技利用率，采用计算机网络技术来实现科研档案的网络化管理，利用信息管理的方法对科研资料实现数据库式的管理模式能极大提高档案的归档速度和归档质量。计算机网络的应用可以完美地解决科研资料二次利用率低的问题，能够更好地为科研工作服务。科研工作者通过计算机网络可以轻松的调用档案馆存储的相关资料，从而节省时间，减少人力物力的浪费。

4 总 结

总之，医院科研档案的有效管理是科学地管理和合理开发利用科研档案，是更好地为医学科研和医务工作服务，进一步提升医院整体水平和为医学事业添砖加瓦的必要措施。

主要参考文献

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中图分类号：G278.5 文献标识号：A 文章编号：1001-4942（2013）08-0129-02

随着社会发展和农业科技进步，农业科技档案数量日益增多，利用要求日益提高，传统的档案工作手段和方式越来越不适应档案事业日益发展的客观需要，不可避免地面临着保管庞杂、查找困难、提供迟缓、管理水平低等问题。因而，提高农业科技档案管理水平，全面实现档案管理现代化，是当前档案工作的重要课题。

1农业科技档案的特点

农业科技档案是人类在农业技术活动中自然形成的各种文字、声像、电子材料等信息资源的总称，是科技人员辛勤劳动和智慧的结晶，具有原始性、长期性、专业性、继承性和保密性等特点。1.1原始性

科技档案是科技人员在研究过程中形成的原始记录，是科技活动原时原地的印记，而不是事后整理出来的加工产品，具有唯一性和排他性，不存在替代品。

1.2长期性

据中国农业科学院对878项农业科技成果的统计，平均研究周期为5～7年，其中获国家发明奖和国家科技进步奖的成果平均在10年以上。农业科技档案作为对科研活动的记录，其积累和收集是一个长期、系统工程。

1.3专业性

不管是自然科学还是社会科学，科研工作都是一定研究领域的深入探索和实践，其档案材料与其他综合类档案相比都具有较强的专业性，因此专业性是农业科技档案的突出特点。

1.4继承性

科学研究的一般规律就是在前人研究成果的基础上进行继承和创新，因此被赋予了继承性的特点。古往今来，科技档案就是在继承与创新之间，从时间上到空间上传播着科技进步的信息。

1.5保密性

科技档案作为科研活动的真实记录，是维护知识产权的有力凭证，在处理知识产权纠纷中具有无可替代的法律效力。因此，科技档案在开发使用过程中必须要处理好合理开发与适度保密的关系。

2农业科技档案管理中存在的问题

2.1基础设施简陋

由于对档案工作的重视程度不高，资金投入不足，目前多数科研单位的档案现代化设施配置不齐全，档案室库房简陋，防光、防火、防尘、防潮、防盗、防霉、防虫、防有害气体的条件差，严重影响了档案的使用寿命和后续开发利用。尤其是市级科研单位计算机配备不足、缺乏现代化档案管理条件的问题更加突出。

2.2管理人员队伍素质有待提升

大多数农业科研单位还未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，科研单位的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。

2.3科技档案材料收集困难

由于农业科研项目研究时间一般较长，在科研过程中会形成大量不同载体的档案材料，档案材料的流失现象时有发生。同时，科研人员存在重申报、轻建档，重成果、轻积累等问题，只重视项目申报、科技成果鉴定和报奖阶段的档案收集和管理，轻视科研准备阶段、研究试验阶段、推广应用阶段的档案保存，导致科研材料归档不全或核心材料缺失。

2.4管理技术落后，检索效率低

目前，农业科研资料大多数以电子文档的形式出现，但很多科研单位的档案管理手段还停留在传统的手工操作模式，收集归档的材料只限于纸质文档上，检索方法单一、速度慢、准确率低，满足不了档案资源共享、深化利用等现代化管理的需要。同时，档案部门与研究室、科研人员接触少，专业知识不足，一定程度上也阻碍了科技档案的有效利用。

3加快科技档案管理现代化的对策建议

科技档案管理现代化就是用科学的思想、现代化的方法和手段对档案工作进行有效的管理，获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。当前，科技档案种类不仅有纸质资料、电子文档，还有图片、音像资料和多媒体资料等，载体形式日趋多样化，使得档案信息管理更为复杂，迫切需要实现档案管理现代化，减轻档案保存压力，提高档案利用效率。

3.1实现档案管理技术现代化

信息技术给传统的档案文献服务带来了生机和活力，目前越来越多的科研单位利用计算机承担着科技档案的查询检索、辅助立卷、编制目录、数据统计等各项业务。但是由于软件、人员素质等方面的原因，目前科技档案的计算机管理还不尽如人意。下一步要通过数字化、网络化技术手段，建设各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，加强档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

3.2实现科研文档一体化管理

文档一体化是从文件管理与档案管理出发，实现文件从形成到归档的全过程控制和管理。科技档案管理工作实现文档一体化，要求在科研项目的设计阶段就要树立档案管理意识，确保将试验过程中的各类数据和记录都能认真保存起来。同时，建立档案管理参与制度，每一个研究室都要配备专门的档案收集整理人员，负责科研项目全过程的材料归档工作，待项目完成后提交专门的档案管理部门管理。加强档案管理的标准化建设，完善各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，确保档案规范管理和高效利用。

3.3实现档案管理人员专业化

随着档案信息化的发展，科技档案管理要迎接信息革命的挑战，最根本的是要提高档案管理人员的素质。一方面要通过举办各种培训班、研讨会等形式，大力加强在职人员的岗位培训，以提高在职人员的整体水平；另一方面还要引进和培养一批专业人才，使科技档案管理人员不仅具备相应学科专业知识和档案管理知识，而且要掌握计算机现代化管理知识，成为一专多能的“复合型”管理人才。

3.4实现档案管理资金支持稳定化

目前，资金投入不足已成为制约科技档案现代化管理的重要因素，要实现档案资源的科学管理和有效利用，必须加大对档案管理的稳定投入。加强档案库房建设、计算机配备等基础设施建设和档案管理系统研发的资金支持，将档案现代化管理纳入科研单位的工作计划，建立稳定支持档案工作的机制，定期听取档案工作汇报，及时解决档案工作中存在的问题。

3.5实现档案资源“管用并重”

实现农业科技档案管理现代化，要着力改变“重管轻用”的传统管理模式，针对农业科研工作中提出的各种相关问题，通过编制检索工具、编写各种科技档案资料汇编、开展定期服务等多种方式，开放档案资源，同时建立科技档案展览室，对科技成果、知名学者专家的业务档案、有影响的论著等进行展览，促进科技成果及相关资料实现共享共用。

参考文献：

[1]王传宇. 科技档案管理学[M]. 北京：中国人民大学出版社，1998，38.

[2]刘咏红，黄友洪，文帅，等. 农业科研管理中存在的问题及其解决对策[J]. 湖南农业科学，2012，9：141-143.

篇5

1、相关机构及人员的人事档案意识薄弱，对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分人员对人事档案管理工作认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。因此，使得人事档案管理工作变得默默无闻，在一定程度上缺乏应有的理解与重视。

2、人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。有的单位没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。

3、人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强。档案管理工作任务繁重，但由于重视不够，事业单位人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，少数有专职人事档案管理人员的，也往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训；兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致事业单位人事档案建设滞后，档案管理只能在低水平层面上进行。这将不利于事业单位人事档案管理工作水平的提高。

4、人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求。档案库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或者地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。

5、人事档案信息化、现代化水平不高。目前很多事业单位人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，管理的重心还是实体管理，没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。一些人事档案室的电脑仅局限于打印档案目录，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。

二、加强事业单位人事档案管理的几点建议

1、加强人事档案的宣传教育工作，切实提高事业单位广大职工的人事档案意识。人事档案管理部门要加强宣传力度，真正从思想上引起广大职工对人事档案工作的高度重视和支持。各级领导要高度重视，切实加强领导，经常了解档案工作情况和存在的问题；同时在组织上、制度上给予保证，并在人力、物力、财力上给予大力支持，使事业单位人事档案管理工作得以顺利进行。人事档案管理人员应当增强服务意识，积极主动地开发利用人事信息，为事业单位人事制度改革、人才评聘等重大人事决策提供具有前瞻性、参考性的人事档案信息，真正把人事档案部门转变成具有较强综合服务职能的人事档案信息中心。

2、要建立健全并认真贯彻落实人事档案方面的各项规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作制度化、规范化发展。面对新时期新任务新要求，紧密围绕《干部档案工作条例》的要求，结合事业单位人事档案管理工作的实际，进一步完善各项相关制度，对人事档案的接收、传递、保管、查阅、档案材料的收集、审核、整理等环节做出明确而严格的规定。档案工作者必须严格遵守相关制度，不断规范人事档案管理。

3、增加人事档案管理人员配备，不断提高人员业务素质。首先，事业单位人事档案部门应该落实有专人负责，根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。其次，人事档案工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作，因此要求工作人员严守工作纪律，不断提高自身的政治素质、业务素质和职业道德修养，拓宽知识面，不断提高档案管理人员的政策水平和业务技能，充分应用现代科学技术来推进人事档案管理工作的科学化和规范化。