施工工程档案管理范文

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没有形成完整体系工程建设过程中，必须重视档案的收集整理，及时形成完整体系，确保工程档案的收集整理效果。建筑企业在实际的档案管理工作中，还存在对施工档案没有及时进行收集整理的问题，影响了档案的系统性，使施工档案难以发挥其作用。施工档案的收集整理受到建筑企业多方面影响，一些建筑企业在工程建设中以经济效益为最终目标，对建筑工程施工档案资料收集整理的重要性认识不够，影响档案收集整理工作在企业建筑施工过程中的具体实施。建筑工程在建设后期，工程建设技术人员陆续撤离施工现场，带走部分专业施工技术档案，导致建筑工程后期施工档案的分散，给建筑工程施工档案的收集整理工作带来困难。档案整理人员对施工技术档案等专业性高的文献资料把控度不够，整理过程中难以形成具有完整体系的施工档案，给建筑工程施工项目的档案管理工作带来巨大影响。

2建筑工程施工难度提高

施工档案数量增多随着社会经济的不断发展，对建筑工程的要求越来越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工难度，增加了工程项目的施工档案数量。如果建筑企业没有做好工程项目施工档案管理准备工作，依然采用原有施工档案的收集整理办法，必然降低建筑工程施工档案管理质量。建筑工程的施工档案包括施工过程中形成的所有文档资料，随着工程建设难度的不断增加，施工档案的数量也在不断增多，需要建筑企业根据具体施工档案的收集整理要求，采取相应措施，保证建筑工程档案收集质量。建筑工程的档案管理，因为档案数量的增多，造成档案管理难度加大，一些没有保存价值的建设资料，也被保存在施工档案中，而工程总结、竣工验收等重要资料却没有被完整保存在施工档案中。

3施工档案资料的有效性缺乏

保证施工档案的收集、整理和保存是一项周期性长的工作，在实际的工程建设中，建筑工程的档案资料因为复印份数少或保管措施不到位，施工档案资料没有真正受到保护监管，难以保证其有效性。建设施工过程中，因为某些项目的负责人并不是时时都在施工一线，一些重要的现场资料填写，会出现代签现象，难以保证施工档案的有效性。因为施工档案管理人员的档案意识薄弱，没有及时将施工档案转交给业主，或在完成施工档案的转交之后，并不及时对施工档案重新进行收集整理，错过了施工档案交付后的最佳整理期，给建筑施工档案的最终价值成型造成无法挽回的损失。在档案的利用过程中，一些建筑单位并没有真正意识到施工档案的重要性，对施工档案的利用也仅限于工程验收证书、工程最终预算等方面的查验，其他价值性更高的技术文档并没有真正利用，给施工人员造成施工档案实效价值并不大的错觉。

二建筑施工档案管理主要问题的成因

1施工档案管理制度落实效果不够

目前，在建筑工程中，施工档案管理工作的具体落实，还缺乏相关管理制度，实际工作中，各建设单位根据自身的实际需求，对施工档案管理的方式方法存在差异，影响了施工档案的统一管理。由于没有健全的施工档案管理制度，导致建设施工过程中，施工档案的管理随意性大，难以保证档案管理工作质量。随着建筑工程建设难度的提升，档案资料数量越来越多，没有科学、有效的档案管理制度为档案管理工作做支撑，导致档案管理效果难以落到实处。

2建筑建设单位和建设人员重视程度不够

一些建筑建设单位对档案管理工作的认识程度不够，仅仅把工程施工档案管理工作当做建筑工程中的一般临时性工作，没有制定企业内部的施工档案管理工作制度，缺乏专职施工档案管理人员，难以保证施工档案管理质量。施工档案的收集和管理，在一些建设人员看来是一项苦差事，导致档案管理积极性不高，施工档案的收集整理中，没有做好鉴定验收工作，材料归档范围没有明确，影响了施工档案管理工作效果。

三加强建筑施工档案管理工作的措施

1明确建筑工程施工档案的收集整理范围

要加强建筑工程施工档案管理工作的质量，首先要保证建筑工程现场施工档案的收集整理范围，在明确了施工档案的收集整理范围之后，才能保证建筑工程施工档案的整理效果。目前，建筑工程施工档案的收集内容主要包括施工前期的准备资料、施工过程中产生的文件材料和项目竣工验收过程中的所有文档资料。项目施工前的准备资料主要包括工程建设规划许可证、开工审批表、设计图纸等；施工过程中产生的文件资料主要包括设计变更、工程质量检测报告、工程定位测量等资料；竣工验收过程中产生的文档资料包括项目竣工图、工程竣工验收报告等。在明确了项目施工档案的收集整理范围后，严格按照范围要求完成档案收集整理。

2加强建筑企业的制度建设

提高档案管理人员的认识程度企业根据我国对现场施工档案的具体法规要求，并结合企业实际情况，制定与企业发展相适应的档案管理制度，保证建筑企业在具体的档案管理工作效果落实过程中有章可循。建筑企业要积极通过开办培训班等形式，提高建筑工程人员对施工档案的重视程度。建筑企业在施工档案管理工作中，要克服传统管理经验，对施工档案管理人员进行明确，保证建筑工程施工档案的质量。

3保证施工档案的真实有效

对于建筑工程的施工档案，必须保证施工档案的真实有效，从档案形成的源头开始，把建筑档案的形成融入到工程建设过程中。在具体的实施过程中，建筑企业必须根据档案管理制度要求，对档案形成进行有效跟踪，保证施工档案的真实有效。

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1 技术档案管理是企业档案管理的主要业务

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

2 丰富完善工程项目档案文件的归档范围

（1）以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的。收集工程项目文件的归档范围和内容时，以分类表为大纲，充实相关内容，有利于编制工作的有序开展，同时避免大的漏洞。

（2）以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。编制技术档案中的火电、输变电工程管理档案时，必须以此为依据，充分利用已有的成果，补充电网建设工程技术档案特有的文件材料，同时，剔除电网建设工程项目中不可能产生的文件类型，使其既具有丰富性、完整性，又具有简便性、实用性。

（3）以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。同时在编制过程中吸收档案业务骨干、工程管理人员、施工技术人员、监理人员、兼职资料员参加，发挥其了解各类管理范围和标准，了解建设过程及需求的优势，使归档范围的制定更加符合电网建设工程项目的实际情况。

3 明确类目设置

电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。为解决这些问题，可以在研究电力工业企业档案分类表的类目设置情况的基础上，掌握类目设置的思想、原则、方法，根据其按工程的建设阶段为主线，结合文种进行类目设置的情况，在不违背分类方案基本原则和分类体系的基础上，依照档案分类学的原理，调整不合理的类目设置，增加个别类目，明确新增文件类型的归类方法，使新的类目设置结构更加科学合理、内容更加完善。

4 确定整理方式

按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质量检验及评价规程的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。同时，尊重文件材料的形成规律，保持层次文件之间的有机联系，保证归档文件的完整、系统，从而使操作便利，也有利于归档文件分类检索和查找。

5 火电施工企业工程技术档案管理的突破及其实施效果

5.1工程项目文件的归档范围

国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。但是，所列文件归档范围不能满足电力建设工程项目的实际需要。所以我们应该编制从立项审批、前期准备、施工建设、竣工投产到验收检查各阶段产生的各类应归档文件内容和项目文件归档范围，从而解决建设项目产生哪些文件，哪些文件需要归档的问题，为项目文件的齐全、完整和系统提供保障。

5.2工程项目文件的整理方法

编制火电施工工程档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有火电施工建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。

《电力建设工程施工技术管理导则》的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后，项目文件的收集更加齐全、完整，整理更加规范，归档更加及时，查找更加方便快捷，为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件，为日后的查找利用奠定坚实的基础。

参考文献：

[1] 张晓霞.浅谈电力企业特色档案的收集[J].中国电力教育，2010年S2期.

[2] 卫佩文.电力企业档案管理的现代化[J].中国电力企业管理，2002年11期.

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）13-0363-01

1 施工档案的重要意义

地铁工程项目档案资料作为的重要参考依据，在地铁工程运行过程以及整个施工项目的验收环节都起着非常重要的作用，比如在工程质量的评定、工程事故的原因分析以及工程合同的索赔与反索赔等，具有重要意义。同时，完成地铁建设后也需要将档案资料进行妥善保存，这是确保地铁后期出现问题的重要参考。利用地铁工程档案，能够准确地对工程项目施工过程有一个全面的了解。在当前的地铁工程项目施工过程中，如果忽略了地铁工程的档案管理工作，将直接对地铁档案资料作用的发挥产生影响。所以，作为地铁工程施工企业，要强化地铁工程建设工作中的档案管理。

2 地铁工程施工档案主要内容

2.1 施工技术管理文件

施工档案中的技术管理文件主要包括以下几项内容：地铁项目中标通知书、地铁项目施工合同文件、工程项目的实际概况、施工组织设计以及相关的审批文件、施工项目的具体方案、施工技术措施、技术交底文件、与工程项目有关的图纸会文件、设计变更、工程测量文件、竣工验收文件等等，这些技术管理文件是对施工过程的有效记录，是非常重要的。

2.2 质量控制资料

地铁工程施工档案中的质量控制资料是非常重要的一部分内容，主要包括以下文件。施工进场的原材料质量检测报告、与工程项目存在关系的构配件、施工机械设备合格证书、工程项目的见证送检文件资料、工序交接质量检查记录表以及隐蔽工程项目的质量检查记录表等。

2.3 质量验收资料

质量验收资料主要是地铁工程项目竣工验收工程中的资料文件，主要包括竣工验收资料、单位工程竣工验收资料、分部分项工程验收资料等。

3 工程档案的编制、收集、整理及移交

3.1 工程档案的编制

对于工程档案的编制工作，首先应该保证档案填写的规范性。施工企业应该在成立地铁项目部的初期就将所有的准备工作做到位，保证地铁工程能有一个良好的施工基础，对于与工程项目有关的材料编写工作应该严格按照具体的施工标准来执行。工程项目有关的文件内容等等。归档文件材料应采用能长期保存、耐久性 强的纸张、照片纸、胶片、磁带、光盘等。记录载体须质量优良，纸张宜采用80g纸。归档文件材料应使用耐久性好的记录材料 打印、书写或绘制；印章要用不褪色、快干的 印泥加盖；不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水 、蓝色墨水等褪色材料书写、绘制；打印宜 采用激光打印。

3.2 工程档案的收集

与地铁工程项目有关的资料文件都要做好相关的收集工作，要及时的进行收集和整理，对于存在缺漏的文件要及时做好相应的补齐。归档文件应为原件、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备、与实 际相符，确保真实、准确、完整。

3.3 工程档案的整理

完成地铁工程项目的档案资料收集工作后，还需要做好相应的分类和排序工作。遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷 内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性， 使组成的案卷便于保管和提供利用。项目管理性文件按问题组卷；施工文件按分部工程、单位工程组卷；设备类文件，按专业、台（件）组卷，同 批次、同厂家、同型号的设备可按型号组卷；生产技术类文件，按专业、问题组卷等。

4 提高地铁工程档案管理工作的措施

4.1 提高地铁工程施工单位的档案管理意识

通过提高地铁工程项目人员的档案管理意识，认识到档案管理工作的重要程度，进而强化档案资料的管理，更好的开展档案工作。

4.2 提高员工的业务能力及综合素质

作为一项比较枯燥同时又繁琐的工作内容，档案管理工作人员应该具备专业的知识、丰富的工作经验以及较强的责任心。项目部要通过定期的教育培训，提高员工的业务能力以及综合素质，更好的服务于档案管理工作中去。

4.3 建立地铁工程档案的管理制度

地铁工程施工企业要建立一套完善的档案管理制度，通过制度的约束来提高档案管理工作质量。地铁工程档案管理制度要明确施工人员档案工作的具体内容、具体工作责任，保证施工人员能够根据制度执行工作任务，顺利完成档案管理工作。

4.4 实行“三同步、三参加”管理制度

这一制度中的“三同步”，主要是指地铁工程项目准备工作阶段的资料收集工作同竣工资料形成同步、施工过程中的地铁档案资料同竣工资料形成同步、工程验收工作同竣工资料的验收同步；“三参加”制度则是档案管理部门要参加工程项目的进度研究以及质量分析报告会，参加工程项目的设备以及施工技术开箱验收会、工程项目竣工验收会。通过落实严格的管理制度，保证工程档案能够顺利完成。

5 结语

作为地铁工程施工单位来讲，只有不断地提高档案管理意识，提高员工的业务能力及综合素质，建立地铁工程档案的管理制度，实行“三同步、三参加制”制度等措施，才能够全面提高地铁工程档案管理工作，使地铁工程项目能够顺利完成。

参考文献

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-0-01

一、工程档案管理内涵

工程档案是工程竣工档案的简称。工程档案形成的客体是工程，是以工程为对象所形成的。在以工程为对象的活动中，会产生大量的科技、生产文件、文书资料，因此，工程档案具有多样性。另外，工程档案还包括历史上遗留下来的古建筑工程档案。工程档案管理是对工程档案的管理，包括对工程文件、档案的实体管理以及对工程文件、档案内容信息的挖掘利用。一套完整的工程档案的管理工作也是一个项目。工程文件、档案的管理与工程项目建设阶段有着紧密的联系。

二、工程档案管理存在的问题

1.文件收集不全。由于施工工程一般都是比较复杂的，它的施工单位多元化，基础工程、主体工程、设备安装、管线工程是施工单位都是不同的；工程投资渠道也不相同。每个施工单位只负责自己那部分工程的施工档案；建设工程生产周期长，工序繁多，当工程竣工时，有的工程早已完工了几个月，其施工资料残、缺、脏、乱，保存的环境也很差，有些甚至已经找不到了。由于对由工程技术师、工程师或临时档案保管员等保管的文件收集的不及时，致使最后这些文件不知踪影。这些给建设单位、施工单位，给档案管理工作带来了很大的麻烦，对工程的质量管理、日后维护、改建也是很不利的。

2.文件内容存在失真现象。在档案工作过程中，我们发现很多工程文件的填写都不符合要求，有些仅仅是将复印件归档，这也可以说是工程档案管理的惯例。只要抓施工，其他的都可以放一边，更何况是档案这些“小事情”。档案管理往往是体现在交工时，突击整理资料，往往缺项漏项，验收和签字相背离，施工和记录不相符，甚至对有些重要文件的丢失都可以一笑了之。档案的管理、归档、签字，相关的文件都只是为了应付。这样的工程文件准确性肯定是会被质疑的，这样的档案也不能够全面反映工程质量。

3.工程档案的开发和利用不够。工程档案对建筑施工企业来说是非常重要的。是建立立项报建审批、勘查设计、工程招投标活动全过程的文字、图表、图纸、数据声像等的文件材料，对于施工企业以后的工程维修、改造、扩建来说可以提供重要的信息资源。现阶段，很多施工企业对工程档案重视程度不够，信息的挖掘利用不够充分，工程档案的价值并没有得到充分的发挥。在对工程档案的开发方面，很多单位还未实现办公自动化，仍以手工操作为主，不能够更快速地实现对档案的检索，更难实现对工程项目建设过程进行有效控制。

三、工程档案管理的对策

1.明确各单位在档案管理中的责任和分工

工程文件、档案产生于不同的工作阶段，涉及到的单位很多。要提高工程档案管理的质量，首先就要明确各单位在档案管理中的责任和分工。建设单位要加强对工程文件、档案的管理，保证工程文件、档案与工程进度同步，积极协调和施工单位、监理单位的关系，与城建档案馆保持密切联系，协调设计单位、监理单位与施工单位的关系，加强对施工单位的管理。其他各个单位都要对自己负责的档案进行妥善的管理，保证档案的真实性、完整性。

2.挖掘工程档案的价值

要使得档案管理工作真正的得到重视就必须要充分的发挥工程档案管理的价值。工程文件、档案人员必须积极挖掘工程档案信息，要让工程档案成为领导决策的重要参考资料。根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，使得工程档案与工程紧密的联系起来，提高档案对工程建设的支持度；定期、不定期地召开工程档案管理会议，认真听取各种意见，改进档案管理工作；制定工程文件、档案管理方法，呈交领导，并抄送各有关部门，提高档案管理工作的时效性；向领导宣传工程文件、档案管理对工程项目建设的重要作用，提升领导的档案意识，争取领导对档案工作的支持。

3.完善监督、反馈体系

信息反馈可以有效的检验我们输出的信息是否准确无误。而要确保档案的准确性就应该在工程文件、档案管理组织机构内部建立全方位的沟通机制，这对于深入开发工程文件、档案信息资源有着非常重要的作用。首先要在科学的基础上，对用户实行跟踪服务，了解用户的需求，提高档案工作的质量。工程档案信息开发利用后，我们要通过各种方式、各种途径来收集、汇总、统计用户的意见，并对其进行定量、定性分析，“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”及时调整开发利用计划和方向，提供更有效的满足个性需求的信息，增强信息输出准确度，减少盲目性。那么要通过什么样的方式和途径来收集用户意见，增强沟通呢？工程档案借阅登记就是一项非常好的方式，制作反馈登记表，详细记录用户利用某份档案的原因、用户所提的意见、用户对档案的要求等，通过讨论，及时的进行整改。

4.加强对档案的保护

工程档案管理一个非常重要的工作就是对于档案的保存。由于工程档案的特殊性使其往往很难完整的保存，这给工程档案的利用也带来了很大的难度。对于工程档案要制定严格的档案借阅登记制度，保密性档案不得带出单位、甚至是档案室；必须要履行审批手续，凭单阅档；需带出单位的档案必须得到单位主管领导的书面批准，并且要在规定期限内返还到档案室；不得随意对档案进行涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注。另外，对于网络档案资料，为保证档案信息的网络安全一般情况下，机要档案室的电脑不允许进行Inter连接；采用先进的用户权限设置方法，采用加密存储、增强密码验证方式、IP地址的限制等功能建立安全防护体系；设置电子文件、档案的下载或打印上限；将重要的档案资料进行备份处理。

结论

总之，在新的形势下，施工企业的档案管理工作面对新挑战。档案管理工作只有不断的适应企业发展的需求才能更好的为企业的发展服务。

参考文献：

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2加强宣传

档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。

3规范管理

在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。

4信息化建设

企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。

5做好档案服务

档案管理工作的开展，其最终目的是为企业的经营生产提供服务。在档案信息管理的过程中，也要重点关注对档案信息的开发与利用。对建筑施工企业来说，档案信息中包含了很多技术方面的信息，是企业施工过程中技术和经验的汇总，是企业智慧的结晶，是众多工程师的心血。在工程档案的管理与利用上，对于一些图纸、资料，档案管理人员要进行科学地处理，并且及时地提供给相关部门进行利用。通过对于档案的科学整理，可以有效地为企业技术创新提供科学依据。与此同时，很多荣誉、资历、工程案例等档案也是企业参与招投标中的重要筹码。档案管理者及时地将此类信息汇总交给相关部门，也可以提高企业的市场竞争力，提高业务部门的业务开展效果。档案管理工作的服务对象是整个企业，工程档案的管理和利用要具有一套标准的服务流程，不断地拓展档案的利用范围，满足企业各个部门对档案资料的需求。