公司档案管理范文

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2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

3煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。

4外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题

*（集团）公司引进外资、对外投资，合作项目不断扩大，范围涉及文化事业、煤炭资源、电力、建材、医疗卫生、高科技产品开发等多个领域，形成了跨地区、跨行业的以煤炭为主业、多种产业并存的大企业集团。随之而来，集团公司的档案管理门类、档案全宗，也将体现多载体、多专业行业。如与美国合资建设的2×135MW综合利用热电厂，档案分类就要按照电力行业的分类方案进行整理。档案门类的新构成，档案分类规则的不同，事实上已形成了煤矿企业档案管理的“一企两制”。即：按照国家电力行业分类大纲整理电厂档案。这就要求我们学习、掌握电力行业的分类方案，使档案管理工作更加适应电厂的生产建设。又如*四矿与泰国万浦集团合资组建的中泰公司，在组建过程中，签定了一系列的中、英、泰三种文字对照的合同、协议、章程等，档案工作者应及时收集整理好这些资料。中泰公司成立后，泰方委派专人入驻公司，公司的生产经营状况均受泰方监管，在今后的生产经营过程中，这些资料都是双方友好合作的前提和基础。再如，出资参股豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目，由于*不是控股方，档案管理就以合作方为主要管理部门，作为参股方面的档案管理人员应积极与对方沟通，及时收集有关生产经营方面的档案资料，确保集团公司投资的根本利益。以往国有企业占主导地位，现在煤炭企业实施战略重组，与外资企业、其他行业企业合作，建立了控股参股、投资主体多元化的股份公司，其结果必将决定着公司的档案所有制（档案的有形资产和无形资产）形式的多元化，即从以往独有的国有企业档案，逐步新增了国有企业与其他行业企业、外国企业合资的联营经济档案、国有控股经济档案、参股经济档案等门类。档案所有制发生的改变，客观上决定着档案工作性质发生的变化。比如：档案部门在改制后的隶属关系、档案的形成和归档、档案的科学管理、档案信息资源开发、改制前后企业档案管理的新旧衔接、档案人员专业素质的再培训等。

篇2

公司现建有档案室三间，每个档案室面积约20平米，分别储藏行政档案、人事档案、财务档案。档案室内消防、安防和档案装具齐全，均配有温湿度计，制定各项管理办法及档案借阅办法。因经费及历史原因，公司档案未实施电子备份，重点档案保护下拨经费为零。

存在的不足：

篇3

会计档案作为专门档案的一种，除了具有原始性、记录性、文化性、信息性、知识性、有机联系性、凭证性、真实性等一般属性以外，还具有自身的一些特征，主要包括专业性、时序性、平衡性、规范性、责任性、公开性等。其中，专业性主要源于会计专业活动，时序性主要源于会计档案的形成次序，平衡性主要源于多种形式会计档案的相互符合，这三个属性归属所有会计档案，而规范性、责任性、公开性则为上市公司会计档案的特征。

1．规范性。对于我国上市公司，《证券法》、《会计法》、《审计法》、《公司法》、《会计档案管理办法》等相关法规已经对其会计档案生成和管理的规范性作出了具体的规定。实行会计电算化以后，监管部门一般采用强化生成和修改权限、限定统一软件或文件格式、指定权威媒体等方式来规范电算化会计档案的管理。

2．责任性。上市公司会计档案无论在形成程序还是信息内容方面都必须严格符合相关法规和客观事实，它直接关系到成千上万投资机构和个人的利益，间接关系到证券市场的稳定乃至整个国家的经济秩序。为此，各上市公司都从健全相关管理制度、明确目标责任、完善内控系统等方面强化会计档案的管理责任。一般来说，财务部门对会计档案内容的准确、完整承担直接的责任，而档案部门对会计档案的安全保管、利用负责。在公司外部，国家往往通过严格的会计立法、审计立法、市场监管立法等建立和健全管理制度，任何个人和法人的相关违法行为均将受到严惩。

3．公开性。普通公司的会计档案是有一定的私密性的，而作为一家上市公司，首先必须对公众投资者负责，这也就决定了你必须放弃原来的私密性，转而公开你的会计档案，接受公众(不论是否股东)的监督。一般来说，对于公众应公开会计报表，而对于审计和监管部门则公开全部会计档案。

二、我国上市公司会计档案管理的主要问题

自20世纪80年代后期，我国证券市场起步，上市公司就已存在会计档案管理不善的问题。因为当时上市公司数量不多且证券市场管理极不规范，该类问题还未受到足够的重视。随着证券市场的发展，问题的严重性越来越凸现出来。近年来，我国上市公司中发生的与会计档案有关的案件层出不穷，比较著名的有银广夏、蓝田股份的虚假陈述案，通海高科、麦科特的股票发行欺诈案等，而且都是采用会计档案造假的方式虚构利润以骗取贷款、融资以及证券市场交易差价。下面我们就来分析一下我国上市公司会计档案管理的主要问题。

1．上市公司对会计档案管理态度的二重性。一些上市公司以为，只要季报、半年报、年报等按时编制完成，会计档案的作用就不大了，有的甚至无专门的档案馆(室)而由控股公司的档案馆(室)代管，会计档案被看成是累赘。与这一现象形成鲜明对比的是，上市公司在财务造假或利润操控时却非常“重视”会计档案。上市公司麦科特通过伪造出口设备融资租赁合同、材料和产品购销合同、进出口发票和海关印章等手段，于1997年虚构利润0．4亿港元，1998年虚构利润0．38亿港元，1999年虚构利润0．13亿港元,2000年虚构利润0．93亿港元。麦科特如此“重视”会计档案就是为了上市融资。

2．会计档案的保管期限不当。关于会计档案保管期限的问题应该区别对待：有的上市公司存在无意或有意(掩盖违法犯罪事实)提前销毁或隐匿会计档案的问题。如上市公司圣方科技在2006年年初的一则董事会公告中称，公司价值1．1亿元的二号发电机组被公安机关确认为涉案赃物，而公司8年前用来收购发电机组的1．16亿元配股募集资金去向不明。公司关于收购该发电机组的会计档案全部遗失。也有的上市公司存在超期保管会计档案的问题，给公司带来不必要的负担。需要特别强调的是，现有的会计档案最低保管期限(会计凭证15年)小于《刑法》和《民法通则》的最长诉讼时效(20年)，而过早地销毁会导致相关司法取证的困难。

3．会计档案的相对独立性难以保障。这包含会计档案本身的相对独立性以及会计档案管理机构的相对独立性两部分。它们理应是超然于各种利益因素之外的。然而，当前上市公司普遍存在内部人及利益关联者通过对会计档案的干预和控制来牟取私利的现象。这种现象发生在会计档案收集――保管――利用的各个环节上，甚至影响到上市公司的监事会、独立董事以及公司外的审计机构和监管机构。在银广夏造假事件中，银广夏通过虚构交易对象、伪造销售合同及出口报关单、虚开增值税发票、伪造免税文件和金融票据等手段，虚构巨额利润达7．45亿元。深圳中天勤会计师事务所却出具了无保留意见的审计报告，关联利益机构肆意拉抬股价，整个事件完全是一场彻头彻尾的骗局。

4．会计档案信息开发利用不足。美国档案学者谢伦伯格系统地阐述了档案的“双重价值论”，认为档案具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值，具体体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值，具体包括证据价值和情报价值。从上市公司角度，充分开发利用会计档案的第一价值可以更多更好地创造财富。而对于第二价值来说，证券法规禁止上市公司用来牟取私利，要求上市公司及时面向公众会计档案信息。这两方面目前上市公司的表现均不佳，主要原因既有管理素质的问题也有道德和法律责任的问题。

三、完善上市公司会计档案管理的措施和建议

1．更新认识，推进制度建设。加强学习和调研，认识会计档案对公司、公众和监管部门的重要作用，严格按照法律法规的规定进行会计档案整理和保管。在公司内部，应设立独立的档案管理部门，其负责人的任免也应报请档案行政管理部门核准，甚至可由档案行政管理部门直接委派。独立董事除了具有适当的法律和经济资质外，还应具有适当的档案监管素质，再强化监事会的监督职能，以此制衡财务和档案部门的工作。另外，上市公司的董事长、总经理、董事会秘书也应纳入会计档案责任人的行列。

在公司外部，首先建议改由证监会或证交所委托会计师事务所对上市公司进行审计，从中挖掘信息、寻找问题。这样可以打破会计师事务所和上市公司之间的畸形委托关系，保证会计师事务所地位的独立性，便于其公正、客观地开展工作，审计费用可由监管部门统收统支，也可由证交所各会员单位的会费或由投资者保护基金中支付。其次，还应适当增加证监会法律、财会和档案专业人员数量，强化人员专业素质，并充分发挥各级财政部门和档案行政部门的监督指导作用。最后，还应该强化对档案管理人员法律责任的追究制度。上市公司会计档案的完整性、安全性一旦出现问题，无论档案人员是工作失误还是违法犯罪，均应以立法形式严厉追究责任。

2．保证会计档案适当的保管期限。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉外及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出，保管到事项完结时为止。单独抽出的会计档案，应当在销毁清册的备注栏内和保管清册的相关栏内列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。另外，考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效以及调查取证的延时，应将会计档案的最低保管期限适当调整为22～25年，使之更好地为社会主义法制建设服务。

3．加强会计档案的信息资源开发利用。会计信息的潜在利用价值必须通过利用实践来实现，除传统的查阅、展览、制发副本及证明、目录信息、咨询等服务方式以外，建议档案人员积极主动地开展主题编研，采用静态分析、趋势分析和同业对比等财务分析技术，深入进行数据挖掘工作，这样既方便公司管理层及公众的利用又可能发现一些隐藏较深的问题。根据电子会计档案逐渐普及以及信息时代的效率要求，各上市公司还应改革并加强会计档案的编目、检索等工作，推行实用、高效的会计档案检索、分析以及决策支持系统，不断提高会计档案利用的服务效率和质量，并强化相关网络信息资源的开发利用。另外，建议将档案管理作为上市公司信息资源管理的核心，推行文档一体化，完善前端控制和后端监管。

参考文献：

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这一年我从大学毕业后非常幸运的来到三环中化。一开始从事硫酸生产工作，对于我来说是不平凡的一年。面对新的工作环境、新的工作岗位，没有因为遇到困难和考验而退缩，而是陌生的领域里积极探索并迎难而上。努力学习硫酸专业知识，工作中我积极主动、认真负责、服从上级分配、听从指挥，平时与同事们和睦相处，真正做到工作中是同事，生活中是朋友的和谐局面。除完成自己的工作外，还积极参加公司和硫酸厂组织的各项活动，共庆祖国60华诞”演讲比赛中荣获三等奖。同时，非常热爱团队工作，通过竞选成为硫酸团支部宣传委员，协助硫酸团支部书记做好团支部各项工作，为把硫酸团支部建成一个团结活泼、充满朝气的群体而努力。

公司倡导创建“诚信自律”班组活动以来，从6月份。与班组人员一同认真学习公司创建“诚信自律”班组的有关内容。经过学习和内部试运行，认真编写了硫酸厂生产工段一班“诚信自律”班组申报材料以及班组详尽的规章制度，通过一年来不断的学习、改进，从最开始的毫无头绪”如今大家在工作和生活中都形成了自觉意识。同时我还肩负着对硫酸厂稿件的审核工作，为提高自己的写作水平，搞好新闻写作，对公司局域网上刊登的文章进行深入学习，时刻了解公司工作动态，保证了硫酸厂新闻稿件的针对性、及时性和真实性。厂领导的大力支持下，坚持正确的宣传原则，对在生产岗位中涌现出的典型事迹、安全生产、质量控制进行了宣传报导，鼓舞了员工的士气。多层次，全方位的展示了硫酸人的精神风貌和工作中取得的优秀成绩，为硫酸厂宣传报道尽了一份自己的力量，作为硫酸厂稿件负责人，认真排版校对，自己负责的范围内避免稿件的失误，因表现突出，宣传报道中被评为“硫酸厂宣传报道先进个人”

通过应聘进入行政部档案管理员工作岗位，7月1日。主要负责公司档案管理方面的工作。非常珍惜与热爱这份工作，入职以来，一直希望呈现给大家一个真诚、理性、执着、坚毅的平时我认真做好公司档案管理、存档、借阅、复印等每一项工作。档案管理工作比较琐碎，一直努力希望能在较短的时间内熟悉各项档案管理的工作，以后的工作中我会明确工作的程序、方向，具体的工作中形成了一个清晰的工作思路，尽快令自己能够顺利开展工作并熟练圆满地完成本职工作。今后我将努力改正我缺点，发扬优点，再接再厉把工作做的更好。

尽管有了一定的进步，总结一年的工作。但在一些方面还存在着不足。比如有创造性的工作思路还不是很多，很多工作还不够完善，这有待于在今后的工作中加以改进。以后日子里，将更加认真学习，努力使思想觉悟和工作效率全面进入一个新水平。

诚挚的感谢部门领导和同事在工作中对我帮助和关心，将会在以后的工作中更加努力。发挥出自己的满腔热情,最后。依靠自己的勤学苦练,自己平凡的岗位上创造一个个不平凡的奇迹。为公司的再次腾飞贡献自己的全部智慧和力量。

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近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与*等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了禹州市浅井乡振兴煤矿、荥阳王河煤矿、巩义谷山井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。

2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响

2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。